高效解决问题步法.doc

高效解决问题７步法当我们面临一个新项目或者研究问题的时候，刚开始时令人身心疲惫，但是我们不必担心：“善于解决问题的能力通常是缜密而系统化思维的产物，通过科学的训练，任何人都能获得这种能力。有序的思维方式不会扼杀灵感和创造力，反而会帮助灵感及创造力的产生。” 　　下面介绍一种通过简单有效解决问题的“七步成诗”法。 　　１．陈述问题：有效陈述问题是解决问题的开始； 　　２．通过逻辑树对诸多纷繁复杂的问题进行分解； 　　３．使用漏斗法去掉所有非关键问题，让核心问题暴露在你的面前； 　　４．制定详细的工作计划，好计划是成功的保证； 　　５．进行关键分析，把握住核心才能让你的工作富有效率； 　　６．综合调查结果，并建构论证； 　　７．讲述来龙去脉，在文件中将数据及论证联系起来。 　　 　　第1步：陈述问题 　　当务之急是对问题的准确了解。清晰陈述问题需要把握以下的特点： 　　１．一个主导性的问题或坚定的假设 　　２．具体，不笼统 　　３．有内容的（而非事实的罗列或一种无意义的主张） 　　４．可行动的 　　５．以决策者下一步所需的行动为重点 　　比如，我们在面临大家抱怨一个公共图书馆不能提供信息服务的问题时，通常会听到很多声音：图书馆是否应该努力改善对会员的服务？能否采取不同的图书馆管理方式进行改善？这些问题都显得太空泛和没有意义。而我们应该将注意力集中在〃图书馆有哪些改善会员服务的可能〃，比如延长时间、选择书刊、增加预算、改善编辑目录、使检索更简单等具体可行的议题上。 　　另外，我们需要考虑解决这个问题的背景，换句话来说就是站在听众的立场上思考。如： 　　１．决策者——谁是你的听众？ 　　２．影响决策者的主要因素——哪些是他们关心的问题，如何解决相互冲突？ 　　３．解决问题的时间——需要花费多长时间找出答案，心里需要有时间概念； 　　４．成功的标准——决策者如何判断成功的因素，他们最关心什么？ 　　５．主要衡量标准——哪些是衡量成功的主要变数？ 　　６．所需要的准确度 　　 　　第2步：分解问题 　　我们通常使用逻辑树将问题进行分解，这种方式在保证问题获得完整解决的同时，可以使项目小组共同了解解决问题的框架。 　　需要特别注意的是： 　　１．将问题分解为智力上能够解决的几个部分； 　　２．所分解的问题各个方面没有重叠、没有遗漏； 　　３．突出重点，不同部分按照轻重缓急进行区分； 　　４．工作责任必须明确分配到人； 　　附：逻辑树的三种类型 　　推理逻辑树，首先定义问题，然后再将问题分成不同的部分，通过行动、主张、标准进行推理； 　　因果逻辑树，以假设为主，先给出解决问题的假设方案，然后列举原因来验证或者推翻这个假设； 　　问题逻辑树，列出关键问题并使用“是”或“否”来回答，然后按照所需要采取相应行动的逻辑顺序排列，通常在项目后期找出方案时使用。 　　 　　第3步：淘汰非关键问题 　　进行一项较为困难的研究分析时，掌握淘汰非关键性问题是关键。使用８０／２０的思考方式，重点努力解决最重要的问题，不仅要常问“那又会怎样……”而且还要问自己忘了什么，在假设、理论、数据之间进行来回穿梭，是反复推敲过程中的第一步。比如，在图书馆中结合客户的要求“在预算范围内”，“选择更多的精装书”就成为非关键的议题。 　　 　　第4步：制定详细的工作计划 　　有条不紊地及早规划工作计划对解决问题有很大的帮助，是保证工作在规定时间范围内完成的主要手段。一般按照问题——假设——分析工作——来源——职责／时间安排——最终结果的顺序，将问题／议题与行动、人之间相互联系。 　　工作计划要掌握以下原则： 　　１．提早——不要等待数据、关键数量、或任何其他因素 　　２．经常——随时反复仔细分析数据，修改、补充或改善工作计划 　　３．具体——具体分析，寻找具体来源 　　４．综合——同项目小组成员一起检测，尝试其他假设 　　５．里程碑——有序地工作，使用８０／２０方法按时交付 　　 　　第5步：进行关键问题分析 　　大脑接受信息的能力是有限的，并且在处理问题时自觉不自觉地按照重要性排序。因此，解决问题最有效的方式是越简单越好，要求我们尽可能选择简便的解决方式，避免复杂、间接或者推论的方法。 　　需要掌握的原则： 　　１．以假设和结果作为导向——不要拘泥于数据 　　２．经常反复进行假设和数据分析——不是兜圈子 　　３．尽可能简化分析——越简单越可靠，太复杂的线性计划有时并不可靠 　　４．评估重要性，使用８０／２０原则——开拓视野，但是要分清主次 　　５．从专家那里获取数据，对新数据采取灵活的态度——保持权威和新鲜 　　６．项目小组共同参与——矫正你的偏颇 　　７．要面