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在省直机关电子档案 移交与接收工作推进会上的讲话 穆占一 （2015年4月21日） 同志们： 为规范省直机关单位电子档案移交与接收工作，促进档案馆与机关档案室之间档案信息资源交流与共享，维护国家档案资源完整，今天我们在这里召开电子档案移交与接收工作推进会。会议的主要任务是：贯彻落实中央办公厅、国务院办公厅颁布的《电子文件管理暂行办法》和国家档案局颁布的《电子档案移交与接收办法》，总结交流去年以来开展文书类电子档案移交与接收试点工作经验，对省直单位全面开展电子档案移交与接收工作进行部署，统一思想，明确方向，合力推进我省电子档案管理工作向科学化、规范化、制度化方向迈进。下面，我讲三个问题。 一、为什么要开展电子档案移交与接收工作 大家都知道，当前随着信息技术的飞速发展和互联网络的无限延伸，数字化、网络化、信息化越来越广泛而深入地渗透到人类社会生活的各个方面，数字不再只和计算有关，更使人类的生存方式发生了巨变，大数据时代不可逆转地已经到来。 首先，开展电子档案移交与接收工作是国家信息化发展潮流的大势所趋。近年来，随着电子商务的广泛应用，0A系统在党政机关的推广普及，金税、金保、金审等一大批“国家金字工程”也相继建成并投入使用，各行各业每天都有巨量电子信息生成，电子档案成为继纸质档案出现以来人类档案史上的第二次革命。在这样的大背景下，如何切实保证具有保存价值的电子档案得到妥善保存、实现有效管理，成为当前各级档案部门必须面临的一项重要任务。在过去的20多年里，由于缺乏顶层设计、投入不够、人才匮乏、标准缺失、管理失范等原因，各单位在推进信息化的进程中，普遍存在着信息割裂、信息失传等问题。主要表现在：不留存电子文件；或电子文件虽然留存下来，但脱离生成环境就打不开；缺乏背景信息和元数据，完整性、真实性、可靠性无从考证，只能当做参考，不能作为“证据”。为了根本扭转长期以来电子文件和电子档案管理工作与信息化发展潮流不相应、无法有效满足信息化工作现实需要等问题，结合贯彻落实中央办公厅、国务院办公厅和国家档案局相关文件精神，2014年省档案局印发了《关于在省直单位开展文书类电子档案移交与接收工作的通知》，意在以开展文书类电子档案移交与接收工作为突破口，启动电子档案移交与接收工作，规范省直单位电子档案的收集和整理工作，带动省直单位电子档案管理步入科学化、规范化、制度化轨道。 其次，开展电子档案移交与接收工作是推进数字档案馆（室）建设的现实要求。2013年10月，国家档案局杨冬权局长在江苏太仓召开的全国数字档案馆（室）建设推进会上提出：要用15年左右的时间，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆（室）体系，使各类档案馆（室）能够实现对电子文件的归档和管理并按规定及时移交；县以上各级国家档案馆基本建成数字档案馆，能够接收和保管各进馆单位归档的电子档案；县直机关以上档案室传统载体档案基本数字化并实现数字化利用。2014年11月，国家档案局颁布《数字档案馆系统测试办法》，把“尚未开展电子档案接收工作的”档案馆列为不得申请参加国家级数字档案馆测试的四种情形之一。电子档案移交与接收工作，是数字档案馆（室）建设的重要内容之一。对机关档案室而言，全面建设数字档案室，首要任务就是要把纸质档案、音像档案等传统载体的档案数字化。通过电子档案移交与接收工作，将进馆范围内的纸质档案数字化副本移交综合档案馆，可以实现电子档案的异地备份和永久保存。对于综合档案馆而言，通过开展电子档案移交与接收工作，一方面，可以避免各单位新形成的有价值的电子档案散失无存；另一方面，与这些电子档案相配套的纸质档案接收进馆后也不用再搞数字化。如果综合档案馆不开展电子档案移交与接收工作，势必导致一边是进馆纸质档案源源不断，另一边是馆藏传统载体档案数字化工作永无止境，造成国家人力财力物力的重复浪费。 第三，开展电子档案移交与接收工作所需条件已经具备。缺少顶层设计与标准缺失，是制约电子文件和电子档案管理工作发展的根本性原因。近年来，这些问题陆续得到解决。比如，2009年，中央办公厅、国务院办公厅印发了《电子文件管理暂行办法》；稍后成立国家电子文件管理部际联席会议，制定了《国家电子文件管理工作规划（2011-2015年）》；2013年国家电子文件管理联席会议又转发了国家档案局《电子档案移交与接收办法》；2014年，中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》。上述文件对电子文件管理的原则、目标、任务、体制、机制、保障措施、业务要求与规范做出了明确的规定。再比如，2002年国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》，提出“加强电子文件归档与管理”；同年，制订并经国家质监总局发布了国家标准《电子文件归档与管理规范》；2003年，以第6号令发布了《电子公文