物业档案室管理规定.doc

物业档案室管理规定 档案室管理规定 一、归档制度 1、归档范围 公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘,光盘等材料。 、归档要求 归档文件应原件 特别情况下可用复印件代替 ,要完整、准确、系统、各种签证手续完备,字迹清晰。 、归档时间:输完毕后,应立即归档。 、归档份数:各类文件材料一般归档一式一份。 、文件材料的归档,必须办理移交手续,由档案室填写一式二份归档文件登记表,按登记表清点材料,移交双方签字后,各存一份,以备查考。 二、保管制度 1、归档的文件材料,应保持文件材料之间的历史联系,进行科学分类、立卷和编目、编号。 、存放档案要有专用柜架。档案上架时,应按照类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下地排列。 、定期对库存档案进行清进核对,做到帐物相符。 、档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护措施。 、档案室保持适当的温度、湿度,一般温度保持在14~24摄氏度,相对湿度保持45~60%的规定范围内。 、档案的移出、外借必须履行登记手续,借出的档案查阅后须尽快归还。归还档案应放原处。 、公司对档案进行定期或不定期的检查,如存在管理混乱、档案破损或遗失现象,可视情况分别对管理人员处以批评、罚款、直至辞退处理。 三、档案借阅、复印程序 提出申请-- 有关领导批准-- 档案室办理手续-- 使用档案-- 归还档案室 具体要求: 1、借阅、复印档案应先批准,再办理登记手续; 、要爱护档案, 来自: 不得丢失; 、借阅、复印人不得将档案随意拆散、涂改、抽调、剪裁档案; 、借阅、复印人不得将档案随意传看,携带外出 除工作外 ,以防丢失、泄密; 、办理完毕,应立即归还,如有差错,应追究当事者责任; 、调离本公司的员工,必须将所借档案材料还清后,方可办理调离手续。 ，物业档案室管理规定 work, continue to take more effective measures, earnestly put the petition work well. To improve and perfect the system of petition letter work. Further perfection period analysis, "top leaders" personally liberating, politics and law combined with the receivers, direct dialogue System, strictly implement the responsibility system for handling, promote the implementation of the measures of letters and visits. Earnestly implement the petition work of the joint meeting system, regular analysis of situation of letters and visits, study and solve the outstanding problems in the petition work. Processing of a mass petition issues reporting system, to deal with the problem of letters and visits related regular report, major timely reporting, to strengthen communication and cohesion. Second, we must seriously address the prominent letters. The masses more concentrated hot and difficult issues, departments at all levels to concentration time, concentrate, take effective measures, try to solve seriously. Focus on "deal with matters, retain people, do not rebound" three links, highlighting grasp the content Correct disability, easily lead to mass events of petitioners and long-term unreasona