会议管理--2011-7-20钱弯课件.ppt

有效沟通的原则： 有明确的沟通目标 有明确的时间约束 充分做好准备工作 重视每一个细节 积极倾听 达成目标 4.1 会议中的沟通技巧 造成沟通困难的要素： 信息和专业知识掌握不够 重点强调不足或调理不清楚 不会积极的聆听 按自己的路数去思考 准备不充分 记忆力不好 定义： 倾听的礼节 4.2 主持人的倾听技巧 4.2 主持人的倾听技巧 倾听的技巧 4.2 主持人的倾听技巧 倾听的误区 说话技巧 展示（Presenting） 探寻（Probing） 评论（Commenting） 建立（Building） 测试理解情况（Testing） 总结(Summarizing） 排除（Shutting out） 引进（bringing in） 就程序提出意见（proposing） 4.3 主持人的说话技巧 会后跟进 五 （一）参会者的会后跟进 （二）主持人的会后跟进 （三）怎样提高下次会议质量 会议记录表 5.1 参会者的会后跟进 会议名称 时间 主持人 会议目的 参会人员 缺席人员 缺席理由 会议内容 和决议事项 会议内容 实施项目 负责人 ? ? 完成期限 特别事项 ? 作为参会者的会后跟进 拿到会议记录后要细读，尤其是对自己工作的相关信息作出标记 分析一下会议的过程，分析一下不同参会者对同一问题的不同态度 和表现，分析一下人际关系的状态 思考会议上分配给自己的任务完成方案 5.1 参会者的会后跟进 作为主持人的会后跟进 请大家填写评估表 针对评估意见作出改进 联络缺席成员，问明原因——如有需要，讨论相关项目 跟进计划，按需要确定是否召开下次会议 会议结束后，检讨得失 5.2 主持人的会后跟进 只有必要的时候才开会 开会之前提早着手准备 制定出会议议程并提早分发 把握时间，准时开会才能准时结束 经常加以归纳，有意识的把握会议的方向 会议记录应阐明最后的结论 注重结果，但更强调实施所有的决定 作为主持人要劝阻冗长的发言鼓励沉默的人发言，阐明糊涂的观点，删 除重复的话语 5.3 怎样提高下次会议质量 如何开高效会议 六 （一）如何做开场白 （二）如何掌握议事进度 （三）如何达成会议决策 （四） 如何圆满结束会议 定义：开场白是会议开场前3-5分钟的谈话，系统而简洁，并有明确 宗旨的一段讲话。 开场白的程序：1. 概括会议进行的程序 2. 提供跟讨论相关的咨讯 3. 规范会议的议程 4. 指定会议记录者 5. 征求对议程设计的意见 6.1 如何做开场白 语言方式： 是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的 议事进度。 非语言方式 ：即通过眼神、手势等面部表情告诉发言人说多了 或者别说了，或者是说得不够接着说等。 6.2 如何掌握议事进度 如果一个人发言滔滔不绝，你会用什 么样的话语把他停住？ 6.3 如何达成会议决策 彼得·德鲁克决议法： 用“足够多”的时间检视困难所在，并 使与会者达成共识 列举或图示提出的提案并开始讨论 客观比较各提案的优劣，避免意气之争 估计各提案的获益率 评估有没有采集更多参考资料的需要 征求反对资料 以中立角度检视正反意见 寻求与会者对各提案的认同 对提案做适当的修整与妥协 确认议事结果 跟踪 决策的方式： 权威决策 适宜使用：当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。 不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。 少数服从多数 适宜使用：当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时。 注意：投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入。 共识决策 无异议决策 6.3 如何达成会议决策 4种决策方法： 头脑风暴法 德尔菲方法 异地思考法 思路转换法 6.3 如何达成会议决策 圆满结束会议需要做到以下几点： 预留5-7分钟总结 确定工作分配妥当 准时结束会议 6.4 如何圆满结束会议 P