論坛前期筹备方案.doc

中华传统文化公益论坛 （公民德行教育公益论坛） 筹备方案 为大力倡导社会主义精神文明，积极响应中宣部提出的“弘扬中华文化，做有道德的人”的要求，促进“身心和谐，家庭和谐，社会和谐”，努力建设中华民族共有精神家园， （主办方）决定邀请“弘扬中华传统文化汇报团”在 省（市、县）举办“公民德行教育公益论坛”。具体筹办方案如下： 论坛时间 主讲人：陈大惠老师带领的“弘扬中华传统文化汇报团”各位老师 地点 致开幕词领导及主要邀请嘉宾 参会人员 组织方案 各组工作分工 秘书处 办理论坛报批手续 确定会场、规模 拟定论坛筹备方案 草拟领导演讲稿 邀请嘉宾及嘉宾席位排序，嘉宾接待 学员报名录取掌控 发放资料、文件掌控 合作单位联络受理 协调督导各组工作进度 财务处 统筹大会收支 接收、管理捐款 收支登记记账 老师接待组 食宿安排 接送站 车辆调度 订票 会场老师服务 预定酒店； 检查房间卫生、设施； 根据老师行程保障老师车辆接送订票； 按照老师要求安排房间住宿； 有专人与老师方面沟通，确定老师用餐人数，准备经济节约的全素菜品，每天有专人陪同老师到预定地点就餐。 老师休息室：卫生清理，摆放鲜花、水杯、热水、茶叶、水果、点心、糖果、纸巾、小毛巾等。老师专用卫生间卫生清理，摆放空气清新剂、纸巾、洗手液、毛巾； 会场内：卫生清理，老师席卡、水杯、纸笔、纸巾、资料袋摆放。 会务组 会场布置 物资准备 午餐热水 医疗卫生 会场主讲台、主持台、点评台布置（参见图示）； 会场主背景板、宣传展板、会标、背标、场外会标、分组牌、接站牌、导视牌（注）、送行牌准备； 嘉宾席卡、老师席卡、贵宾席卡准备； 工作人员工作证、记者证、胸卡制作； 【注：导视牌：记者报到处、问询处、医务处、饮水处、卫生间等；手举式牌：请关闭手机、还有五分钟、时间到、请勿录像拍照、安静、请勿吸烟。贴墙上：吸烟区、卫生间指示牌；支架式易拉宝：问询处、签到处。】 根据参会人数，确定车辆类型、数量及司机的配备并留有余量； 根据秘书处确定的资料袋数量及袋内资料清单，准备齐全并装袋，在会场座位上摆放； 采购各组所需物资，列出物资清单。确定物资处管理员，制作物资流通登记表； 根据大会组织方案与条件，为学员提供午餐视频与就餐方式，可以集中分区就餐（快餐），也可以订制盒饭或简单食品。提供的食品均为健康卫生素食。在会场准备保温开水桶，提供足量热水与纸杯供学员方便使用； 设立医务小组，挑选有一定急救经验的医生2—3位，准备常用应急药品用具：急救箱，应急药品，创可贴，纱布，胶带等。 媒介与新闻组 会场灯光音响 摄影投影 摄像 记者接待 配备专业人员1—2名负责调试灯光音响，并与会场工作人员协调配合，保障会场正常使用效果； 主席台两侧两个投影，一个为主讲人镜头，另一个为课间放映，没有课件时，两个均为主讲人镜头投影。主摄像机录音线连接到主音控台音频输出口，不得用外录话筒。如有视频分会场，可用另一台摄像机输出到分会场投影； 有专业人员负责拍照工作，准备3—4名摄像人员，并进行适当分工，每天按时把照片资料拷贝到指定电脑中； 根据大会规模安排，可成立记者小组，邀请接待记者，提供大会新闻通稿（由秘书处草拟），与会务方沟通，联系采访和答记者问等。 义工组—学员辅导组 引领入场 引领出场 引领学员就餐 维持会场秩序 各组义工熟悉会场，明确本组区域； 确定各组举牌人员的站位，引领人员的进场路线，各组进场顺序； 退场主持人上台后，迅速站位，准备引领学员老师退场； 中午退场后，引领学员老师就餐。 义工组—嘉宾服务组 席卡、茶水、纸巾准备 佩戴胸花 进退场 根据秘书组提供嘉宾名单预留嘉宾席位； 摆放嘉宾席席卡，茶杯，准备嘉宾胸花，纸，笔等； 引领嘉宾进退场 义工组—迎宾组 课前资料发放 迎宾 温馨提示 领读弟子规 领唱国歌 安排退场 手语表演 课前发放资料； 熟悉会场环境，确定站位； 温馨提示举牌人员确定走场路线； 确定领诵弟子规、领唱国歌人员； 确定退场主持人，熟悉退场温馨提示； 确定手语表演人员，学习手语。 义工组—亲友团服务组 接待 住宿 就餐 出入场 根据老师提供亲友团名单预留亲友团席位； 与秘书组商定亲友团入住宾馆及就餐地点； 提前与亲友团沟通，是否需要预定返程车票； 在入住宾馆设立接待处，接待亲友团成员并安排入住及就餐。 义工组—后备组 突发事件处理 弥补人数 熟悉各组工作，随时协助； 突发事件处理，各组人手不足及时补充。 义工组—舞台服务组 舞台卫生清理 喷洒鲜花 调整桌椅 更换热毛巾等 清理舞台卫生，主持台、主讲台、点评台卫生； 熟悉课程表，准备相应物品； 喷洒讲台鲜花。