新入职员工培经典教材 办公室公文管理讲座.ppt

; 主 要 内 容;第一部分 公文处理;第一部分 公文处理;——撰制公文 就是根据公务活动的基本需要，由法定作者的代表一撰稿人通过领会意图并收集整理有关的信息撰拟成文稿，再经审核签发以及整理印制盖印等工作过程，形成具有正式效力的公文。;——办理传递文件 根据法定的职责权利规定，进行收文和发文的处理。发文处理是指以本机关的名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。收文程序指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。传递文件是将撰制完毕的文件，根据有关规则递送给收文单位的过程。;——管理文件 是指公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档、销毁。对文件实施科学系统的保管，对秘密文件进行保密维护。; ——立卷归档 公文办理完毕后应根据《档案法》和其他有关规定，及时立卷归档。要对在立卷范围内的文件做系统化整理和编目，编制成案卷，并在规定的时间内将其移交档案部门。;——严肃性 公文作者是法定的，具有权威性的。公文不是个人的作品，对内对外代表企业。在公务联系中，必须以法定的名义行文，因此,这种法定作者的职能身份，赋予了它在公文处理活动中等同的权威。公文处理活动具有一定的秘密性，绝大多数公文都有特定的读者对象，一部分公文更因其涉及到企业利益，必须以有效的保护手段将其限有于一定的读者群和特定的时空内。 ; ——辅助性 公文处理活动是企业生产经营活动的组成部分，它为企业的生产经营活动提供了必要的条件和保障，因而是一项辅助性活动。从管理学上来说，管理的四项基本职能：计划、组织、指挥、控制，这些管理职能的实现离不开公文处理，因此，公文处理活动具有辅助性，辅助性又包含业务性、定向性。;——应用性 公文处理活动经过了长期的实践，反复的探索，已经逐步形成了基本完整的具有很强的应用性的思想、程序、方法和技巧。公文处理的实践性要求公文处理的工作人员做为活动的主体，应该起到主导的作用，充分地发挥积极性和创造性，不断提高自身的素质，使各种具体门类的技术和方法真正能为我所用，投入实际。公文处理的应用性，派生了它的专业性和技术性。; 公文处理还具有特定的技术规律，特别是各种新的办公材料和技术方法、手段的运用，正从根本上改变着公文处理活动的形式、方向、程序、制度和功用，使之朝着更可靠、更快更优的方向发展。;一、基本概念;第一部分 公文处理;二、公文种类;——行政文书 是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。;——事务文书 是指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。主要有传真稿、备忘录、请柬、邀请函、贺信（贺电）、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等等。;——商务文书 是指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书，主要有意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等等。;二、公文种类; 1、文件;一、公文种类;一、公文种类;二、公文种类;二、公文种类;二、公文种类;二、公文种类;二、公文种类;二、公文种类;二、公文种类;二、公文种类;二、公文种类;二、公文种类;二、公文种类;二、公文种类;二、公文种类;二、公文种类;二、公文种类;二、公文种类;第一部分 公文处理;三、公文格式;　公文格式要素划分为眉首、主体、版记3部分 ; 眉首 ; 二级部门行文中的文头相当于公文的眉首主要包括发文单位、文件类别、划线和发文编号。 ;; 公文标题为黑体二号字、居中，上、下各空一行。可分一行或多行排布；回行时，要做到词义完成，排列对称，间距恰当。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。;公文标题应注意以下几点： （1）标题应简明扼要，准确反映概括公文内容。 （2）除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。这也是对标题简明扼要的要求，如“关于印发××（内部制度、转发文件）的通知”，都不应加标点符号。 （3）一定要表明文种。 （4）还有一些简单事项可以不用标题。如：告诉一个简单的情况，或者给某单位反馈一个意见，或者仅对某一个单位发个通知等。; 是指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称或同类型单位的统称。同类型单位的统称如：“公司各单位”。 （1）在通常情况下，上行文（如请示、报告）、特指性下行文（如批复）、平行文（如函），只写一个主送机关；普发性下行文（如决定、通知、