第03章 办公中的表格及图表制作.ppt

第 3 章  办公中的表格与图表制作 本章主要知识点 本章内容安排 3.1 电子表格与数据图表的相关知识 3.2 利用Word制作复杂的文字表格 3.3 利用Excel制作表格与创建图表 3.4 利用Excel的关联制作歌唱比赛计分表 3.5 小 结 3.1 电子表格与数据图表的相关知识 电子表格在办公中可以将各种复杂信息进行简明、扼要地表达；而数据图表可把枯燥的数字形象化，使数据更加清晰易懂，含义更加形象生动，并且通过数据图表可以了解到数据之间的关系和变化趋势。总之，在进行有关数字信息描述时，表格比文字更清晰，图表比表格更直观。正因为此，我们经常看到调研报告上文字、表格、图表共同出现。 相关知识简介 电子表格的类型划分及其制作软件选取 电子表格的常用术语和通用操作 数据图表的常用类型及其制作软件选取 电子表格的类型划分及其制作软件选取 电子表格制作的软件选取原则 1．规则的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。 2．单元格悬殊的复杂文字表格，利用Word的“绘制表格”方法制作。 3．形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成，适宜于用Excel制作，大的单元格可通过选取单元格区域，然后“合并居中”来实现。 4．包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格最好使用Excel制作。 5．数据统计报表和数据库表格适合使用Excel制作，其中利用Excel制作数据库表格并进行数据处理将在下一章进行详细介绍。 电子表格的常用术语和通用操作 1．表格的创建 2．表格整体的缩放与移动 3．表格行高、列宽调整与斜线表头设置 4．表格中单元格的拆分与合并 5．表格边框与底纹背景的设置 6．表格中单元格、行、列的编辑 7．表格单元格中文字的对齐方式设置 8．表格中的排序与公式计算 9．表格与文本的转换操作 10．拆分与合并表格 3.2 利用Word制作复杂的文字表格 在上节介绍的办公用各种类型表格中，有一种表格主要以文字为主，没有或者很少涉及到数字计算，并且表格比较复杂，各个单元格大小悬殊。本节采用实例方法介绍利用Word制作这类复杂文字表格的操作方法。实例要求及其制作效果如下： 操作步骤 表格框架的建立 表格中文字的录入及其格式设置 表格中边框与底纹的添加 表格框架的建立 制作表格标题 绘制表格 合并与拆分单元格，并调整行高与列宽 表格的整体缩放与移动 合并与拆分单元格并调整行高与列宽 选中如图3-3所示第1行、第2列所在的单元格，单击“表格和边框”工具栏上的“拆分单元格”按钮，将其拆分为2行7列，用同样方法将第1行、第1列所在的单元格拆分为2行1列；将第4行、第2列所在的单元格拆分为4行5列。 然后根据表格大小的实际需要，通过拖动行与行之间的分隔线使得各个行的高度合适，用同样方法设置列的合适宽度，最终效果如图3-4所示。 表格的整体缩放与移动 拖动表格右下角的“表格缩放控点”可以将表格按照纸张大小适当进行缩放；选择表格，单击右键，从快捷菜单中选择“表格属性”，从出现的如图3-5所示的“表格属性”对话框中进行表格水平方向居中的设置，以便将来打印效果良好。 表格中文字的录入及其格式设置 表格框架建立好之后，就可以在单元格中输入文字内容，输入的文字默认为左对齐。效果如图3-6所示，注意在个别单元格中可以根据表格样式需要调整文字方向为竖排。 表格中文本的一般编辑与排版操作与Word文档中一样，下面重点说明单元格中文字对齐方式的设置。单元格中输入的文字默认为靠上左对齐方式，大多数情况下需要进行水平、垂直居中的设置。 本实例操作时，首先选中所有单元格，单击“表格和边框”工具栏上的“单元格对齐方式”按钮右侧的箭头，从弹出的9种对齐方式中选择需要的方式，使所有单元格文字设置为合适的对齐方式（大部分为中部居中，少量需要特殊设置），效果如图3-7所示。 表格中边框与底纹的添加 为了使表格看起来更加美观，需要进行表格边框和底纹的设置。操作步骤如下： 1. 单击表格左上角的小方块（“移动表格”控点）表格。 2．单击“表格和边框”工具栏上的“外部框线”按钮右侧的小三角，从中选择“所有框线”并单击，为所有单元格设置默认的细线。 3．单击“表格和边框”工具栏上的“粗细”按钮将边框线设置为1.5磅，单击“表格和边框”工具栏上的“外部框线”按钮，将表格外框设置为粗线效果。 4．选择“工作履历”一行以及后面所有单元格，再将“表格和边框”工具栏上的“线形”按钮设置为双线形状，“粗细”按钮为原来默认值，分别单击“表格和边框”工具栏上的“上框线