高效的会议管理的理与行.ppt

* * * * * * * * * * 附属动议法则 散会动议（休息动议） 搁置动议 停止讨论动议 延期讨论动议 付委动议 修正动议 无限其延期动议 偶发动议法则 权宜问题 秩序问题 会议询问 收回动议 分开动议 申诉动议 变更议程动议 暂时停止实施议事规则之一部之动议 讨论方式之动议 表决方式之动议 表决法则 绝对多数法 比较多数法 特别多数法 法定多数法 一致决 成功的会议 Have clear goals or objectives Who should attend Written agenda Arrive early Start on time and end on time No interruptions Be good Summarize and follow up 会议主席的特质 果毅之力 诚恳之意 体顺之情 结 语 会议的真正精神所在是借着会议的进行过程，透过人与人之间智慧的交流，情感与理性的良性互动，产生互信与共识，作为行动的共同准据。 敬 请 指 教 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * EMT管理顾问机构 大纲 引言 议事学发展 会议的原理 会议的准备 会议的进行 会议的额数 会议的表决 实例研讨 结语 引言 不成功的会议： 一人一把号，各吹各的调。 人多嘴杂，乌龟多就乱爬。 会而不议，议而不决，决而不行。 成功的会议： 豺狼与绵羊羔同居，豹子与山羊羔同卧，少壮幼狮与牛犊，并肥畜同群。 旧约以赛亚书11-6 会议管理的内涵 Planning Organizing Staffing Directing Controlling 会议管理的重心（一） 对内管理：顺遂议事的进行，实现群体意志，追求公共利益最大的公约数。 对外管理：妥善运用议事技巧与议事策略，达成有利于己方的结论或情势。 会议管理的重心（二） 对内管理 集体决策 会议成本 规划与准备 会议规则 流程与控制 参与与发言 共识引导 决议追踪 对外管理 集体决策 会议成本 规划与准备 会议规则 流程与控制 参与与发言 共识引导 决议追踪 会议的要件 凡研究事理之解决，一人谓之独思，二人谓之对话，三人以上而循一定之规则，为之会议。 因此，会议有三要件：第一必须是研究事理之解决﹔第二必须三人以上；第三必须循一定之规则。 议事学的基本原则 (1)议事规则的存在是为了增进业务处理与提升合作与协调。 (2)会议中所有的会员都有平等的权利、特权与责任，这包括属于多数 的一方有权做决，属于少数的一方有权做辩护。 (3)必须有足够的法定人数 (4)每一项动议必须经过自由而充分的讨论。 (5)在任何时间，一个时间只能讨论一个问题。 (6)在任何时间，每位会员都有权利知道现在正在进行中悬而未决的问题，同时在表决前加以重述。 (7)除非得到主席的许可，任何人都不可以发言 (8)对同一个问题，在他人第一次发言尚未结束之前，任何人都不可以要求第二次发言。 (9)主席必须严格谨守公正无偏。 会议的民主原理 力的原理： 会议的最后决定，必须是保持最多数意见的决定，此称为服从多数原则。 理的原理： 在服从多数的原则下，少数者的权利，亦不应受到打压，此称为尊重少数原则。 力的原理：服从多数原则 如有多数人赞成，不应强求打消。 如有多数人反对，不应强求通过。 保持合法的开会人数。 多数决。 理的原理：尊重少数原则 不应剥夺提案的权利 充分讨论或辩论的权利 依议事规则进行的权利 等待真正多数的权利 不得随意撤销决议的权利 开会常见的问题 随性开会 不了解会议规范 变成主席或某位出席者的演讲会 成为演讲比赛 为发言而发言 为反对而反对 为捧场而参予 为奉承或出锋头而动议 会而不议 议而不决 决而不行 适当的开会时机 依照法令规定必须召开者。 能促进协调、沟通及集思广益效果者。 于工作推动及目标达成有必要者。 在时效上较为迅捷者。 无其他有效方式可代替者。 不必召开会议的情形 以电话、公函、或会签等方式可以产生预期效果者。 主持人或出席人员未作充分准备者。 时机不适当者。 肯定不能产生预期效果者。 花费太大，不合效益原则者。 会议幕僚应注意事项 （1）会议主持人，应视会议性质与目的，由实际负责且深入了解会议内容者担任之。 （2）除必须由机关首长主持之会议外，宜尽量授权副首长、幕僚长或其他专门人员主持。 （3）会议出席人员应具有代表性，其人数视会议性质及开会时间酌予限制。 （4）会议出席人员对会议文件应事先加以研究，并就讨论事项预作发言准备。 （5）如代表长官出席时，应事先请示发言原则。 （6）会议主办单位人员，除依照规定进行