如何做好会议筹备阶段的会务操作工作.ppt

②全围式 主要特征是不设专门的主席台，会议的领导和主持人同其他与会者围坐在一起。 这种布置形式的优点是容易形成融洽与合作的氛围，体现平等和相互尊重的精神，使与会者畅所欲言，充分交流思想、沟通情况，同时便于会议主持者及时准确地把握与会者的心理状态。它适用于召开小型和特小型会议以及座谈会、协商会等类型的会议，可以分为圆形、椭圆形、多边形、长方形等。 3.6 会场布置 3.6 会场布置 ③半围式 这种布置形式介于相对式和全围式之间，即在主席台的正面和两侧安排代表席，形成半围的形状，既突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛。适用于中小型的工作会议。 3.6 会场布置 ④分散式 将会场分成若干个中心，每个中心设一桌席，与会者根据一定规则安排就座，其中领导人和会议主席就座的桌席称作“主桌”。 这种座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用，同时又给与会者提供了多个谈话、交流的中心，使会议气氛更为轻松、和谐。它适合召开规模较大的联欢会、茶话会、团拜会等。 3.6 会场布置 3.6 会场布置 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法；竖排法；左右排列法；座次标识方法 ③会场内外的布置： 会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。 3.6 会场布置 3.6 会场布置 会标 会徽 小结 拟定会议议程、日程与程序 制发会议通知 准备会议材料 制作会议证件 布置会场 会议筹备阶段的会务操作 ? 海报——是一种公开性的会议通知形式，通常采用招贴的方式，主要用于可以自由参加的学术性报告会。 ? 公告——是一种专门用于股份公司召开股东大会时，通过登报发出的会议通知。 3.3 制定会议通知 3.3 制定会议通知 会议通知方式 会议通知的三种方式 口头通知 电话通知 书面通知 适用于小型例会，三五个人的碰头会 一般是与会者比较分散，尤其是不同单位部门的不定期会，常是以电话通知的形式通告 便条式或卡片式的会议通知卡 张贴式即黑板启事栏的会议通知 秘书在通知 开会时是口头 和书面并用。 即使采用 口头通知， 秘书也必须 一一面告， 不宜请人 转捎口信。 这是秘书 会务工作的 第三个原则 案例： 3.3 制定会议通知 天地工程有限公司总经理秘书沈君请前台秘书初萌协助，向公司的各部门主管发送此次重要的临时会议通知。通知的内容如下： 会议通知 致：各部门经理，发总经理秘书沈君。 定于12月16日（星期三）下午1.:30在公司会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席，您能否参加，请于12月14日（星期一）之前打电话告知秘书陈红。电话 初萌没有向各主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了，可是她忽视了一个问题：此次会议是临时召开的重要会议，并非公司例会。因此有些主管因为一直在工程现场，未能及时看到通知，造成了三位主管未能准时到会，待发现时，是星期三的中午，初萌只得匆忙用电话通知三位主管迅速赶到开会地点。其中销售经理王宾接到电话后不满地说：“这么重要的会，为什么不早下通知？我下午约客户，会议只能让我的助手去开了。”初萌急忙说：“那可不行，总经理特别指示，有关人员务必准时出席。”王宾说：“可是我已通知了客户，改期已来不及了，你说怎么办？”初萌张了张嘴，可什么也说不上来。 3.3 制定会议通知 三、会议通知的内容 会议通知的拟写格式一般包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。正文主要包括会议的背景、议题、时间、地点、参加对象等事项。 3.3 制定会议通知 会议通知的内容包括： 会议名称；目的；议题；会期；参加人员范围；报到时间与地点；开会时间与地点；接站及行车路线；需携带的材料及其他要求；会议主办单位。 案例： 3.3 制定会议通知 通 知 明天下午2点，全体党员集中第二会议室开会，切切此布。 即日 四、会议通知的发放管理 （1）除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递到有关人员，以示正规和郑重。 （2）有几个人参加的非正式会议，可用多种方式进行，如先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函。也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮件确认。 3.3 制定会议通知 （3）一些会议（如股东会