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第四讲 几种常用公文的写作 三、决议和决定 1．经过会议讨论通过、要求贯彻执行的事项，用“决议”；对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”。 2．拟写决议，在章节、段落、遣词、用句等方面，要更科学，更严谨，更精炼，要准确无误；对所有决定的问题，要做出不容置疑的结论式的判断和决策，交付收文者照章执行，不容违反。撰写此类公文，为了表述清楚，结构严谨，多采用条文形式，一条一个含义、一个结论，上转下承，紧密衔接，不做过多的阐述和解释。 3. “决定”和“决议”的内涵相近，是党政机关、社会团体就某项重大工作任务作出方针、政策、制度、措施的决定时所使用的。一经决定，不容改变，必须照办。它或者具有法规作用，或者具有行政约束力。 4．拟写“决定”与拟写“决议”一样，要科学、严谨、精炼、准确，但要比“决议”详尽、具体。 四、公 函 1、函的概念 函，即信；公函即公务信件。它是上下级和各平行机关或不相隶属的机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。 2、公函的用法 ①下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。 ②平行机关或不相隶属的机关之间商洽有关事宜。 ③用函来通知一般事项。如通知开一般性会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。 ④向上级机关请示较小事宜也常用函。 此外，对原发正式文件作微小的补充或更正时，也常用函。 3、标题 公函的标题一般是《关于×××问题的函》，复函的标题一般是《×××机关关于×××问题的函》。 4、正文 函的正文要写清商洽、询问、答复的事项。行文要开门见山，不必将过多的道理。平行或不相隶属的机关之间的函件，措辞要得体，戒用命令、指示等语言。 公函使用起来比较方便，但因其往往没有特制的固定规格的文件版头，所以必须加盖机关印章，才能证实公函的效力。 五、会议记录和会议纪要 （一）会议记录 1、为研究生产、工作、学习或其它重要事情，常常要召开各种不同性质的会议。为使会议的决议能在会后得到很好的贯彻和执行，并作为日后检查执行情况的根据，就有必要把会议的内容具体记录下来。这些记录的材料，就叫做“会议记录”。 2、一般会议记录包括两个部分： ⑴记会议的组织情况： ①会议的名称和次数。②开会时间。③开会地点。④出席人。⑤缺席人。⑥列席人。⑦主席和主持人。⑧记录。 上述情况，都要在主席或主持人宣布开会之前写好。 ⑵记会议的内容，这是会议记录的主要部分。记录方法有两种： ①摘要记录。只记会上报告了什么事情，讨论了什么问题，通过了什么决议。 ②详细记录。要把每一个人的发言都记下来。一般的会议，如果讨论的问题比较简单，只要摘要记录就可以；重要的会议，讨论的问题比较复杂，在讨论过程中有不同意见，甚至有争论，就要详细记下来。 会议结束，记录完了，另起一行写“散会”两字。 最后，在记录的右下方由主席或主持人和记录人签名。 （二）会议纪要 会议纪要是根据会议记录摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的书面文件。 会议纪要一般包括两个部分： 1、会议情况简述。 2、内容纪要。 会议纪要既是贯彻执行或公布于报刊的，在写作时就必须注意以下问题： 阐述要清楚，交代要具体，否则就无法贯彻执行。 观点要鲜明，是非要分明，对讨论中有争论的问题要表明态度，以免造成障碍和损失。 整理要忠实，要点要突出，要抓住要点。 语言要简练，判断要准确。 条理要清楚，概括要完整。