会议管理规章制度与流程.docx

行政管理职能（三）会务管理2015/1/16编号：行政-001 编制日期：2015/1/16第1版修订日期：一、管理流程相关部门人事行政部相关领导二、管理规定目的：为规范集团总部及各公司各类会议，统一会议管理模式，提高会议质量，确保会议精神的贯彻、执行，增强集团公司整体管理水平，特制定本制度。适用范围：XXXX国际建设集团集团总部及所属各公司。3、职责： 3.1行政部门负责会议管理工作，所有重要会议要在集团领导批准后到行政部登记备案。3.2公司以上级别会务工作主要由行政部承办，其他部门主办或召集的会议，由各自主办单位负责，行政部给予适当协助。 3.3其他部门主办的会议资料除各自存档外，须上报行政中心，便于对相关会议资料进行统一整理、立卷、存档。4、会议分类：4.1公司级以上会议（含）：主要包括总经理办公会、周工作例会、月工作例会、公司年终总结表彰大会、全体职工大会等，应分别报请集团总经理或公司总经理批准后，由行政部门负责组织召开。4.2专题会议：即涉及集团或各专业板块到全公司的政策、业务专项会议。比如：业务部门的重大商务投资会、资金计划会、资金平衡会、专项技术方案研讨会、重大人事任免研讨会等，由相关部门提出专项会议计划报副总裁或各公司总经理，批准后送行政部门备案，由会议召集部门负责会议通知、组织和实施并对会议纪要进行整理和存档。4.3部门工作会议：各部门召开的工作例会，由各部门负责人决定召开并负责组织。4.4各类培训课程：由（集团）公司或相关部门组织的各类培训和学习课程。5、会议安排：5.1例会安排：为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例会规定的时间、地点、内容和汇报程序来组织召开。例行会议安排如下：5.1.1集团（公司）总经理办公会议此会议的举行时间为每周五上午9：00点，由集团高层管理人员参加，包括：副总裁、集团副总、各版块公司总经理、各中心总监及其他关键负责人，主要针对集团的重大事件进行研讨及决策，由此来宏观掌控公司的发展方向及管理目标。5.1.2集团（公司）周工作例会此会议的举行时间为每周六下午17：00，如有其它变动行政中心将提前通知各部门。会议议程是：董事长工作指示或上一级会议精神传达；集团新的管理制度宣贯；上周工作总结；下周工作计划；需要其它部门配合或集团公司领导协调解决的事宜；对分管领导布署下周集团公司的整体工作计划及工作要求。每周五下午下班后（不得迟于晚上6点，安哥拉本地时间），各分公司及部门应将本周工作总结与下周工作计划报送至行政中心，由行政中心汇总后报总经理审阅。5.1.3集团（公司）月度工作例会此会议的举行时间为每月最后一个周六的下午17：00（平时的周例会时间），如有其它变动行政部将提前通知各部门。会议议程是：董事长工作指示或上一级会议精神传达；集团新的管理制度宣贯；各分公司及中心汇报上月工作总结、下月工作重点及出现的需要其它部门配合或集团领导协调解决的事宜；总经理布署下月集团的整体及重点工作及会议总结。要求会议前一天下班前，各部门应将本月工作总结与下月工作计划汇至行政中心，由行政中心汇总后报总经理审阅。5.1.4集团（公司）年终总结表彰大会总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由行政中心具体组织实施。5.1.5 各部门周例会除集团（公司）周例会外，各分公司及部门每周至少要组织一次例会，会议自行组织与安排，会议时间不得与集团（公司）周例会时间冲突。5.1.6各专题会议相关分公司及部门根据实际工作需要不定期地召开，会议的内容主要是针对各专项工作进行讨论、布署执行和总结。5.2其它会议安排凡涉及到多个分公司及部门负责人参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天向总经理报批，批准后由行政部门进行统一安排，方可召开。5.3凡集团（公司）已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报请行政中心调整会议计划，未经行政中心调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。5.4各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。5.5会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向直属总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。6、会议的准备：6.1会议通知 行政中心（或相关行政部门）开会前需要做好会议地点预定，确定会议主题、议题、议程、内容、会议目标、参会人员，明确参会人员需准备的资料，