测量管理体系内部审核基础.ppt

3. 现场审核中的方法和策略 1）现场审核的方法：抽样 现场抽样的原则 合理抽样---一般控制在3-12个样本 分层抽样---一年记录应按季度分别抽取，一个季度应该按照每个月抽取，每个月按上中下旬抽取。 均衡抽样---每个部门应保证样本量均衡 亲自抽样---亲自抽样并保证样本的随机性，避免受审核方主动提供做好的记录或证据，防止误导。 2）现场审核的方式 按部门审核：审核效率高，节省部门间往返时间，审核思路清晰，避免不必要的审核； 按要素审核：目标集中，但是按要素涉及的部门过多，审核员要对每个受审单位进行审核，来回走动浪费时间； 顺向追踪审核：从上到下、从头到尾的审核方式； 逆向追溯审核：自下而上，从现场到管理的审核方式； 现场审核中的方法和策略 从正面进行符合型审核，以证实体系运行的有效性。 ---可形成宽松、合作的审核氛围。适用于第三方外审。 从反面进行不符合性审核，找出体系失效的证据。 ---会增加受审核人员的逆反心理，使对方有意掩盖或回避问题，但体系存在的问题能查深查透。适用于内部审核。 3）现场审核策略 现场审核中的方法和策略 4. 现场调查取证 目的： 收集和获得证明体系符合或不符合体系标准的审核证据。 审核证据： 与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息。 4. 现场调查取证 审核证据必须是客观存在的事实！ 获得客观证据的手段可通过现场观察、现场试验及数据处理结果等 审核证据是能够用数据或通过事实验证的 作为审核证据的事实可包括： 记录 文件规定 现场观察的事实或检测的数据 与当事人谈话获得的信息 1) 对审核证据的要求： 作为客观事实的依据 供进一步查证的参考 为得出审核发现，编制不合格报告积累数据 2) 现场审核记录的作用 现场调查取证 4 . 现场调查取证 详细记录与客观事实有关的具体标识，如： 文件/标准名称及编号，测量设备名称及编号、记录表格及编号、当事人的岗位或职务等； 若内审员判定的不合格事实不能重现，作记录的时候应请当事人当面确认，作为证据； 若发现的不合格事实当时证据不充分，需要到其他部门或场所进一步取证时，应记录其细节，以免遗忘； 现场发现的原始记录经过涂改，使用修正液涂改或重新抄写的原始记录数据不能作为客观证据。 现场调查取证 3) 对现场审核记录的具体要求 4 . 现场调查取证 评价一下如下的检查记录？ 请说出不足之处？ 内部审核准备 案 例： 案 例： 规范的检查表 常用的提问方式 开放式提问-----鼓励对方自由交谈，便于打开话题，然后逐步深入。但是要防止对方夸夸其谈，耽误时间。审核员要回巧妙的中断谈话，切入正题。 封闭式提问---可以节省谈话时间并获得准确事实，但信息量小，不能深入了解所关心的问题。适合于核实所关心的问题时采用。 澄清式提问---内审员带有主观导向性的提问，可将开放式和封闭式综合起来运用。内审员应利用检查表事先准备的问题进行提问取证。 现场提问取证的技巧 内审员面谈或提问的总结： 少说多听、目的明确、亲切放松、友善礼貌、选好对象、谈后谢谢 现场调查取证 5. 形成审核发现与开具不合格报告 不合格项的划分： 按照不合格可能造成的后果：一般不合格项、严重不合格项 审核发现： 将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果。 1)不符合事实的描述应注意的问题 描述用语简练，无关的话、多余的事不要列入； 描述不合格事实用语简练、清楚，但应让人一看就明白 正确反映、准确描述不合格事实 应描述不合格事实，不要只写不合格结论 只反映不合格事实，不要合格的事实列入 一个不合格报告一般只描述一个不合格事实 描述的不合格事实具有可重复性和可追溯性 相同的或类似的不合格事实可适当合并，如记录表格填写不合格、记录数据写错，计量单位有误等 尽量用受审核方人员易于理解的行业用语 不合格事实的描述应有整改的可能性 形成审核发现与开具不合格报告 5. 形成审核发现与开具不合格报告 2) 不合格报告不应描述内容 本来是合格的事实 受审核方人员发现自己的不合格而且正在改进 有负面影响的描述，如指名道姓 自己猜想或联想的不合格事实 多余的话，如考评员问，受审核方人员答 形成审核发现与开具不合格报告 5. 形成审核发现与开具不合格报告 3）开具不合格报告应考虑的原则 不合格事实及描述简练清楚，使人可理解 相同或类似的不合格事实可适当合并 不合格项的判定应准确 判定的不合格项应有深度 判定的不合格项要有整改的可能性，应考虑受确认方的整改成本 形成审核发现与开具不合格报告 5. 形成审核发现与开具不合格报告 案 例：