企业标准件物料编码方法.pdf

编码原则 说明：以物料的编码为主线讲解编码的原则，但所讲编码 原则同样适用于U8 系统的客户编码、供应商编码、委外 商编码、职员编码、部门编码、单位编码、仓库编码、各 种类别编码和其他需要编码的任何项目等。 第一节 物料编码的意义 物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、 品名、规格或类别及其他有关事项的一种管理工具。在物 料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都 无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工 厂，物料编码就显得格外重要了。此时，物料的领发、验 收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频紧，而藉着物 料编码，使各部门提高效率，各种物料资料传递迅速、意 见沟通更加容易。物料编码之功能如下： ? 增强物料资料的正确性 物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一 切物料之活动均有物料编码可以查核，因此物料数据更加 正确。至于一物多名，一名多物或物名错乱之现象不致于 发生。 ? 提高物料管理的工作效率 物料既有系统的排列，以物料编码代替文字的记述，物料 管理简便省事，效率因此提高。 ? 利于电脑的管理 物料管理在物料编码推行彻底之后，方能进一步利用电脑 作更有效的处理，以达到物料管理之效果。 ? 降低物料库存、降低成本 物料编码利于物料库存量的控制，同时利于呆料的防止， 并提高物料管理工作的效率，因此可减轻资金的积压，降 低成本。 ? 防止物料舞弊事件之发生 物料一经编码后，物料记录正确而迅速，物料储存井然有 序，可以减少舞弊事件之发生。 ? 便于物料之领用 库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料 部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。 第二节 物料编码的原则 物料编码必须合乎物料编码的原则，合理的物料编码，必 须具备下列基本原则： ? 简单性 ? 分类展开性 ? 完整性 ? 单一性 ? 一贯性 ? 可伸缩性 ? 组织性 ? 适应电脑管理 ? 充足性 ? 易记性 一、简单性 编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理，如果 编码过于繁杂，则违反了编码之目的。因切此物料编码在 应用文字符号或数字上应力求简单明了，这样可节省阅读、 填写、抄录的时间与手续，并可减少其中的错误机会。 物料相当单纯时，只要将物料简单分类为几项即可，物料 分类项目多了，就显得很不方便。若物料相当复杂时，就 要将大分类再加以细分 ，这种分类展开也称为多级分类。 二、分类展开性 物料复杂，物料编码大分类后还要加以细分，如果采用阿 拉伯数字十进位，则每段最多只能由十个细分的项目，如 果采用英文字母，则每段有26 个细分项目，然而细分项 目太多，就难于查找，而细分项目太少，则分类展开太慢， 分类细分项目通常以五至九个较佳。例如采用阿拉伯数字 十进位，有十八个项目时，其分类展开可以利用下列方法。 需要分类 的项目 第一种分类 方法 第二类分法 第三类分法 1 1 11 0 01 01 2 12 02 02 3 13 03 03 4 14 1 1 04 5 15 2 21 05 6 16 22 06 7 2 21 23 07 8 22 3 3 08 9 23 4 41 09 10 24 42 10 11 25 43 11 12 26 5 5 12 13 3 31 6 61 13 14 32 62 14 15 33 63 15 16 34 7 7 16 17 35 8 8 17 18 36 9 9 18 （表一） 三、完整性 在物料编码时，所有的物料都应有物料编码可归，这样物 料编码才能完整。若有些物料找不到赋予之物料编码，则 很显然物料编码缺乏完整性。 新产品新物料的产生容易破坏物料编码的完整性。因此每 当有新物料产生，即应赋予新的物料编码，并规定新的物 料没有编码，采购部门不得从事采购，即使没物料编码的 新物料采购进来了，仓库部门或会计部门发现物料订购单 缺少物料编码，即应请采购部门补填物料编码，否则不予 入库、不予付款。这样才能确保物料编码的完整性。 四、单一性 物料编码的单一性是指一个物料编码只能代表一种物料， 同一种物料只能找到一个物料编码，而绝无一个物料有数 个物料编码，或一个物料编码有数项物料，一般地，只要 物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、 就必须为其指定一个编码，举例，如某零件要经过冲压成 型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工 序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立 即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理， 则该物料可取一个代码