职业秘书.doc

1、秘书工作的四大特征 a.需要当机立断处理的事情多 公司正在召开董事会，秘书接到一个电话，对方要求找总经理接电话。公司有规定，在开董事会的时候，原则上任何人不得接电话，但是，如果秘书机械地拒绝对方，则有可能铸成大错，因为对方也许是公司一位很重要的客户，而且也说不定总经理因为想了解某种信息而早就在等他的电话。因此，在这种情况下，秘书应该悄悄地告诉总经理，听听他有什么吩咐。所以，秘书在平时就应注意熟悉上司的工作内容、社交范围等各种情况。俗话说留心留学问。如果对上司的工作比较了解，即使遇到这种突然的情况，也能马上判断出来应如何应付，不至于措手不及，让上司生气。 b.工作的内容变化快 秘书工作内容非常复杂，变化也很多。比如：为上司安排工作日程，就是制作一张小小的上司工作日程表。如果不是自己亲手制作，就很难品出内中三味。 上司每天要处理大量的日常工作，与企业内外各方面的联系非常密切，但是，新的情况有可能随时出现。秘书在日程表中安排本周星期四上午9点与某某公司总经理商谈长期合作的问题，但对方星期三下午突然来电话，要求将会谈推迟到下午2点；如果推迟到下午2点，那么，原定经理星期四下午去某某公司拜访某某董事长就得改到星期五上午；紧接着，星期五上午的董事会也得改期……面对这种多米诺骨效应，秘书又要重新与各方联系协商，及时调整上司的工作日程；调整之后，又必须马上通知有关部门。 c.一心几用的时候多 秘书工作繁杂多变，秘书常常必须同时处理好几项工作。这是秘书工作的一大特点。 正当秘书在给刚刚出差归来的董事长报销旅差费时，总经理来电话让秘书赶紧给他送一份资料去；刚刚把资料找出来，值班室又来电话说有一位客人找……哪些工作应为优先处理，哪些事情可以暂缓，如果秘书分不清它们之间的轻重缓急，则有可能出现捡了芝麻丢了西瓜的现象。 d.忙闲不一的情况多 秘书是忙碌的，但如果说秘书永远是忙碌的也不一定正确。有时候，各种工作一起压来，真象潮水一样要把秘书淹没；但是，正象潮水那样也有退下去的时候。如遇到上司长期出差等情况，秘书就显得比较轻闲了。忙的时候相当忙，闲的时候也相当闲，这是秘书工作的另一个特征。 2、如何提高工作效率 a.工作程序化 从上面几个例子都可以看出，秘书没有相当丰富的实践经验，是很难搞好秘书工作的，特别是收集信息，实质上就是人与人的关系问题，没有一定的手腕，就不可能从人家那里得到真正有价值的信息。 但是，这并不是说秘书全靠经验办事。每个企业都定期进行人事调整，如果秘书工作仅凭经验，一旦老秘书调整出去，新秘书就不能很快接替工作，因此，在平时就要把一些日常工作程序化，最好是制定一些部门内的规章制度。 b.出现差错的时候 由于秘书工作千头万绪，在工作中秘书也经常会出现这样或那样的差错。有时在安排上司工作日程时，出现了“撞车”现象；有时给上司送材料牛头不对马嘴；也有对上司的提问一问三不知等等。秘书当然在平时就要注意学习，精通业务，以防患于未然。但是如果差错已经不可避免，那么，秘书应该如何处理呢？ 公司正在召开董事会，外面来了个电话，对方要找总经理。开会时原则上不得接电话，在这种情况下，秘书首先就要弄清总经理是不是在开会；如果在开会，又有没有必要让总经理跑来接电话。这时全凭秘书的经验判断，判断稍有差错，就有可能出现失误。 又比如你在帮助上司整理文件时，上司突然问你：“对于市场部的某某策划案，你认为怎样？” “实在对不起，我对这个问题不太清楚。” 你的这种回答虽然诚实，但也只能算是一种应付。上司征求你的意见，说明上司对你还是比较重视；你这样地回答，不仅对上司的重视没有任何表示，而且也说明你作为上司的助手，业务水平有待提高。 出现了差错，就应当采取措施补救。第一步就是要能发现差错。像上面这种情况，你事后也许会意识到对上司的询问的确缺乏应有的礼貌，但平时不注意钻研业务这个问题就往往容易被忽视。 c.当机立断 秘书已与张三约好，今天下午2点陪总经理去登门拜访他，商谈明年双方合作的事。正准备动身，值班秘书来电话，说李四来访，正在接待室。现在已经1点半了，秘书应该怎么办？ 二者只能取其一。如果按原计划去拜访张三，就不能接待李四；如果在家接待李四，就得推迟或取消对张三的拜访；不仅不好选择张三或是李四，而且也不好向任何一方解释。而总裁办主任眼下不在家，而且一时也联系不上，没法向他请示，问题真有些棘手。 尽管如此，秘书仍然要冷静。首先应该想清可以采取哪些补救措施：给张三（或李四）去电话，推迟约会或者取消约会；尽快与总裁办主任联系上，听取他的指示；如果不能按原计划拜访张三，那么，在告诉张三不能践约时，一定要诚实，说明真正原因，尽量注意说话时的语气；在处理好这些问题之后，就要充分估