档案领导小组成立及制度与流程.docx

关于成立公司档案领导小组的通知公司各部门、所属各分公司：为了认真搞好集团公司的档案归口管理工作，经集团公司会议研究决定，成立档案归口管理领导小组，请各部门、所属分公司按照通知要求，认真做好档案整理工作，确保快速准确无误归档。（一）公司档案领导小组办公室组 长 ：王宁副组长 ：童政清、戴媛媛、周静南、向学慧、李娟、王树海、朱智勇、覃明星办公室主任：唐辉岸 档案主管 ： 张爱成 员 ：雷娟、刘慧、李丽、杨娟、彭艳、李红、徐进、胡秋红、李梦娟、冯小红、毕先红、周麦清、王小英、文娟、卢丽、莫婵、高鑫、赵艳萍（二）档案的定义及借阅权限1：档案：是指公司从事经营、管理工作中形成的，对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。 2：借阅：广义借阅，包括查阅、借阅、复印等；利用方式。 3：档案管理部门：董办、总经办 4：档案分级定义一级档案;保密等级为一级，对公司经营或风险价值影响重大的档案资料。 二级档案；保密等级为二级，对公司经营或风险价值影响较大的档案资料。三级档案；保密等级为三级，对公司经营或风险价值影响一般的档案资料。5：档案使用借阅权限借阅部门副总签字，然后经总经办主任、总经理签字，方可。（三）档案的分类与保管期限档案大致分为 1：人事档案(职工招聘、履历、培训、学历、身份等） ； 2：财务档案（会计原始凭证和报表所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等） ； 3：质管档案 （经营品种、购进记录、验收记录、销售记录、出库复核记录等）； 4: 采购档案（业务经营档案、销售合同、采购合同、基建相关合同、采购进出、钥匙、图纸、产权证件等 ） 5：后勤物业档案（物资管理、固定资产与低值易耗品管理、食堂、卫生、安保等） ； 6：电子声像档案（光盘、照片等） ； 7：行政档案（资质管理、公司发文、制度、公司会议纪要、工商税务等证等）。 档案保管期限1：公司有长远利用价值的档案，列为永久保存。永久保存：(公司章程、合同、股东名册、组织规范及办事细则、董事会及股东会记录、财务报表、不动产所以权及其他债券凭证、工程设计图、公司规章制度、其他经核实须永久保存的文书等) 2：凡是反应本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保存。长期保存（预算、决算书类、会计凭证、事业计划资料等）3：凡是在较短时间内对本公司有参考价值的文件，列为短期保存。短期保存（期满或解除之合约等）（四）档案的质量与整理的要求1：档案的质量 字迹要工整清晰、封面提名应能准确反映出卷内文件材料内容。 禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸、破损的档案要进行修复管理。2：整理的要求档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保存文件材料之间的联系，区分不同价值，便于保管和利用。 档案盒表面为归档文件目录，档案盒内第一页应根据档案内容拟定名称（归档文件目录）如下图所示：档号件号责任人文号题名日期页数备注　　　　　　　　　　　　　　档号 :归档时通过入档程序而来的条形码。件号 ：盒内文件的排列顺序（小流水号）。责任人：文件的署名者或发文部门，用全程或规范性简称。文号 ：文件制发机关的发文字号，包括代字、年度、顺序号全部填写，如常食药监发{2016}29号。题名 ：合同或文件主题名。日期 ：即文件的形成时间，年月日，数 ：即文件的总页数，与袋章号的页数对应。备注 ：填写本盒内文件的变化情况或需要注明的情况。3：装盒盒内材料按归档文件目录 ——归档文件——备考表顺序存放。装盒步骤 在同一年度、同一类别、同一保管期下，按件号顺序盒方，一盒装不下，可装第二盒，排放在一起。 填写档案盒封面单位名称。（五）档案的日常管理 借阅借阅登记表如下图所示：文件借阅登记表部门　负责人　共几页　序号文件（资料）名称编号借阅人借阅日期交还日期批准人　　　　　　　　　　　　　　 1：借阅手续 各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。 档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档