中盛光电集团档案管理规定.doc

www.ETS —PAGE - 32 -—  PAGE 34 中盛光电集团内控文件文件名称：中盛光电集团档案管理规定编 号：M/ET-MTCE01密 　 级：无版本/修订号：A/1受控状态：二级签 发 人：佘海峰生 效 日页 　 数：10页分 发 号：适用范围：全体员工文件类别：综合类签发部门用印： 中盛光电集团 2011年3月28日 中盛光电集团档案管理规定 一、档案管理目的 为健全和加强集团档案工作，统一档案工作标准，更好地为公司各项工作和公司总体管理要求服务，结合本集团实际情况，特制定本规定。 二、档案管理范围 本规定所称的档案是指中盛光电集团所属各单位在职能活动中所形成的、具有保存价值的各种载体形式的历史记录。 集团的人事档案、财务类档案按照公司相关规定执行，不在本制度规定的档案范围内。 本规定适用于本集团所属各单位及各单位职能部门。 三、档案管理部门及其职责 （一）集团档案工作实行统一领导，分级管理的原则，各部门不同类别、不同形式、不同载体的档案实行集中统一管理，以确保档案的完整与安全，促进档案的有效开发和利用。 （二）集团办公室是全集团档案业务主管部门，实行统筹规划、组织协调和监督指导。主要职责是： 1、贯彻落实国家档案工作法律、法规和有关方针政策，组织制定集团档案工作规章制度及实施细则，建立健全公司档案工作的管理网络和各项管理制度，确保档案管理与集团生产经营管理同步； 2、统筹规划并负责集团档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作； 3、监督、指导各职能部门档案材料的形成、积累、整理和归档工作； 4、负责开展档案宣传和业务交流活动，组织各部门档案从业人员进行业务培训。 5、定期对各部门档案管理工作进行考核，逐步实现档案管理工作规范化、标准化。 （三）各部门应加强对档案工作的指导，把档案工作纳入本部门发展规划和年度工作计划中，以保证档案工作顺利开展。 （四）各部门应增添必要的档案管理设备，配备档案管理专（兼）职人员，加强档案集中统一管理与档案工作的监督能力。其主要职责是： 1、贯彻落实国家档案工作法律、法规和有关方针政策，以及集团档案工作规章制度和实施细则； 2、负责本部门档案的收集、整理、归档、保管与利用工作； 3、负责本部门档案统计分析和汇总上报移交工作。 （五）各部门应保持档案管理队伍的相对稳定，如有变动应及时通知集团办公室；档案工作人员应忠于职守、遵纪守法，严守公司机密，非档案工作人员也有移交和保护档案的义务。 四、档案的收集、整理与归档 （一）档案的整理要求 1、集团实行“谁形成，谁归档”的归档整理制度，各部门应把文件材料归档整理工作列入本部门各项管理程序、部门职责范围和有关部门人员的岗位责任中。 2、归档文件材料应依据《中盛光电集团归档文件整理规则》（参见附件1）进行整理。 （二）归档时间 1、一般性管理性文件材料应在办理完毕后第二年3月30日前归档。 2、产品、科研课题、基建项目等文件材料应在其项目鉴定、竣工或财务决算后三个月内归档。 3、外购设备文件材料应在开箱验收或者接收后即时登记，安装调试后归档。 4、录音带、录像带、照片及底片、胶片、光盘、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。 5、电子文件逻辑归档适时进行，物理归档与纸质文件归档时间一致。 6、下列文件材料应随时归档： （1）、已归档的文件材料出现变更、修改、补充等情况后，新形成的文件材料。 （2）、各部门在资产与产权变动过程中形成的文件材料。 （3）、各部门职工外出参加公务活动形成的文件材料。 （4）、各部门内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或者个人手中的文件材料。 （三）归档要求 1、各部门在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的档案材料应列入归档范围（参见附件2）。 2、归档的文件材料包括纸质、光盘、录音带、录像带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。 3、归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，