借款及费用报销管理规定.doc

借款及费用报销管理规定 发行单位 生效日期 制 订 审 核 核 准 1.目 的: 规范公司内部费用报销行为，达到成本控制与管理的目。 2.适用范围： 适用于公司员工因工作需要而发生费用的报销,具体如下 报销项目 报销单据 必备附件 差旅费 《费用报销单》 《出差申请表》、有关票据 招待费 《费用报销单》 《招待费用报销单》 外单位结算付款 《费用报销单》 收据、签名确认好的对账单必要时需附委托书 借款 《借款凭证》 必要时需附《担保书》 车辆费用 《费用报销单》 《车辆保养申请单》、相关票据 自备车公用 《费用报销单》 相关票据 零星采购 《费用报销单》 收据、《入库单》、《送货单》《请购单》必要时附订单 移动电话费 《费用报销单》 公司允许范围内 其它费用 《费用报销单》 《付款申请单》相关原始凭证 不得将办公费用、差旅费、业务招待费等性质不同的费用填写在同一张报销单据同一栏上。 3.相关权责: 3.1各部门负责本规定的执行； 3.2财务部同时负责本规定执行情况的监督； 3.3各经理、总经理负责费用报销的批准。 4.名词定义： 无 5.作业流程及说明： 5.1日常借款的管理 5.1.1公司员工因工作需要借款时，应向财务部领取《借款凭证》，并按借款凭证要求填写好每一栏目后由部门主管审核、经理、财务部复核，超出500元总经理签批方可借支款项。如属出差人员借款，其借款金额则按照“往返车费+（住宿费+生活补助）X预计出差天数”给予借支，并附《出差申请表》。 5.1.2试用期内人员借款，必须由已转正员工担保，方可办理借款，如借款人未能返还借款，担保人应负责连带责任。 5.1.33员工借用公司公款最多不得超过借款者月工资总额的50%，原则上“前账不清、后款不借”。 5.1.4备用金必须依照下列规定： 5.1.5具有规定的用途、期限及限额。 5.1.6在规定的期限内凭费用支出单据到财务部门报销；备用金至少应每月到财务部门核销一次。 5.1.7 对违反规定用途和不符合开支标准的支出，财务不予报销。 5.1.8对无正当理由超过规定期限、超出使用范围的，直接从其当月薪资中扣回。 5.1.9出差借款的报销要求出差人员回公司后三个工作日内到财务办理报销手续，报销后如有结欠金额、或逾期未办理报销的借款，由财务部书面通知行政人事部从其当月工资中扣除。 5.2费用的报销 费用按部门进行归集、核算。 5.2.1零星采办：需附有“订单”及《请购单》，购买实物必须有手续完备的验收证明，填写入库验收单，由实物保管人员按计划或合同验收后，在验收单上填写实收数额并签章。不需入库的物资，除经办人签章外，须由使用人员验收并签章。 5.2.2电话费：按后附管理规定执行。 5.2.3会务费：包括各种行业会费、外部会务费等，凭主办方的“会议邀请函”，报经财务审核、总经理审批后，作为费用报销的必要附件。 5.2.4认证费：指公司为取得外部机构的证明、证件等而支付的费用，如ISO认证费、产品认可实验费、工商年检、商标注册、专利注册等行为，凭票报销。 5.2.5咨询费：指公司因拓展业务、开发市场、获取信息或知识等而接受外部机构服务而支付的费用，须先申请，经财务审核、总经理批准后凭票报销。 5.2.6维护费：指对固定资产、低值易耗品、计算机软件等进行维护、保养、修理、改良等发生的费用，应提供“维修单”（注明维修项目等）、“维修单”等作为报销的附件。 5.2.7医疗费：实行医疗保险制度以后，员工本人医药费纳入社会统筹基金，工伤及重大疾病医药费开支公司以保险形式解决，不再另外承担因此而产生的医疗费。 5.2.8公司统一提取的工会经费和福利、奖励基金，由财务部统一集中管理，有关开支 规定另行制定。 以上所有费用的报销由报销人员填写《费用报销单》（须附有效发票），经部门主管、经理审核后交财务部复核，金额超出500元由总经理批准生效。 5.2.9其他福利性开支，100元以下由财务部经理批准，超过100元的开支一律报公司 总经理批准。 5.2.10业务招待费是指因工作需要接待客户、政府部门、认证公司而发生的费用支出，其报销的要求为： （1）.因业务需要开支招待费的，由部门主管填写“招待费审批单”，报总经理批准。 （2）.业务招待费报销单据必须有税务部门的正式发票，列明公司抬头，数字分明， 先 由经手人签名，注明用途，部门主管、经理加签证实。 （2）.业务员报销金额200内，业务经理500以内，由部门经理和财务经理审核后即可报销，超审批金额的业务招待费，一般不予开支，如有特殊情况，经总经理审核报销。 5.3发电及车辆费用的报销 5.3