档案数字化中的问题与对策.doc

档案数字化扫描中的问题与对策 ●蓬溺嚣弱≯砖j一卜;孽2- ■ 李 福 君 北京市宣武区文档管理中心2003年3月正式挂牌 开始接收机关各部门档案文件,前期接收的文书档案 100%为纸质档案.为实现网络全文查询检索,充分发挥 文档管理系统的作用,2004年下半年开始对纸质文书档 案进行数字化扫描工作.在工作中笔者发现,扫描范围 的选择会在很大程度上影响工作的开展. 一 ,档案数字化扫描范围的选择 当时在确定纸质档案数字化范围时有几种想法: 1,将档案全部数字化.这种方法从理论上来说是理 想的方式,但是从档案安全,档案密级问题上考虑不能采 用,从降低成本来考虑又不符合经济实际.文档管理中 心接收的档案文件在保管期限上与档案馆不同,短期以 下的档案都保存在文档管理中心.这些档案有的利用率 低,保存价值不高,而且重复档案文件多,将这些档案文 固 件数字化会增加档案人员对数据库的管理和维护的负 担.从保密和经济的角度考虑,此方法不能采用. 2,选择使用频率较高的档案数字化.文档管理中心 除了开展日常工作外,主要是为各部门提供快捷,便利 的服务.采用这种方式可以最大限度地满足利用者的需 求,但是实施起来比较困难.文档管理中心代管45个部 门的档案文件,各部门所产生的文件内容不同,利用需 求不同,在范围和程度方面有不同的特点,利用的频率 也不同.如果依据使用率来确定档案数字化扫描范围, 只强调部门的使用需要,而不考虑档案文件存在的价 值,档案重复问题,会提高扫描的成本. 3,以档案移交进馆范围确定档案文件扫描范围.文 档管理中心若干年后要将具有长期以上保存价值的档 案文件移交进馆.这样既能保证移交进馆纸质档案与电 子档案的一致性,也减轻档案馆日后档案数字化的工作 量. 通过分析,确定从实现网络全文查询检索和向档案 馆移交档案范围两个方面考虑,将档案数字化扫描范围 确定为:45个部门的文书档案中凡是保管期限为30年 以上(涉及个人的,涉密的档案除外)的全部扫描,在完 成这部分扫描后将短期档案也进行数字化扫描.截至 2006年6月已扫描挂接档案2406件,18965页. 二,档案数字化过程中存在问题 1,档案数字化范围宽泛 在划定档案数字化范围时,一般只是从实现网络查 看原文和向档案馆移交档案范围两个方面考虑.缺乏全 面性,在档案价值,档案保管,资金投入与产出等方面缺 乏考虑.范围的宽泛致使在处理工作过程中出现问题时 显得束手无策. 2,数字化完毕的部分档案保存价值不高 文档管理中心档案数字化范围确定,凡是保管期限 30年以上的文书档案全部数字化.由于各部门兼职档案 人员更换比较频繁,划定档案文件保管期限困难大,档案 文件保管期限划分普遍过高,导致数字化的部分档案价 值不高.例如,有些部门将一般性的单项工作(计划生育) 总结作为长期保存.又如,有的部门将一次会议形成的文 件全部划分一个保管期限,使保存价值不高的文件占据 数据库空间. 3,数字化的档案重复较多 例如,区政府办归档的区长办公会纪要文件,包括讨 论各部门单位重要工作的实施方案,重大问题决策.以及 职能局形成的重要文件,但是作为文件形成部门单位也 将这部分会议讨论通过审批的文件保存.双方保存的期 限都在扫描范围内,造成扫描数据重复,(下转第35页) lt;北京档案)2007年第2期 档案数一 审慎的. 接到铁路局的代电后,南口机务段段长立即做出批 示:公布,有志愿为调度人员者,遵章报名,以便汇呈. 据档案记载,南口机务段于民国三十五(1946)年九月十 日,即以南机事字80号呈文,上报铁路管理局运输处.事 由为为遵电呈送调度人员受训报告书五份请鉴核由. 从接电到呈文,前后只用了一周时间.应当说,其办事效 率还是值得称道的.不像当今有些单位拖拖拉拉,即便报 个参会人员名单,也要上级机关三番五次电话催要,方姗 姗来迟. 总之.当年平津铁路管理局采取的这种不拘一格,尊 重员工意愿,遴选优秀人才,充任重要岗位的做法,即使 从今天的人事考核任用角度看,也有积极的借鉴意义.此 案卷的发现,对我们来说,最大的启示就是不可形而上学 地看待客观事物.那种一说过去便一无是处,一讲今天便 溢美之词一套又一套的做法,再也不能继续下去了.毛泽 东有句名言:学习我们的历史遗产,用马克思主义的方 法给以批判的总结,是我们学习的另一任务.我们这个民 族有数千年的历史,有它的特点,有它的许多珍贵品.对 于这些.我们还是小学生.今天的中国是历史的中国的一 个发展;我们是马克思主义的历史主义者,我们不应当割 键爵善曷秀. 断历史.从孔夫 子到孙中山,我 们应当给以总 结.承继这一份 珍贵的遗产.这 对于指导当前 的伟大的运动, 是有重要的帮 助的.(引自 《中国共产党在 南口机 务段有关招 聘调度员工 作的档案 民族战