如何提高房地项目计划会议的决策效率.docVIP

如何提高房地产项目计划会议的决策效率 　　说到会议, 很多同仁都会感到头疼, 感觉工作中一大半的时间都在开会, 而似乎多数时间都是在作无用功, 开会开到人近乎崩溃, 但是取得的成效的非常有限,:　 会议前准备工作不到位 搞＂突击会＂，会议发起人临时召集人员开会（参会的人员准备不充分或无准备，会议主题不明确，所需的信息不充分，导致会议决策效率低下）；与之相对应的情况就是对于例行性会议领导一有事忙就不开会了，而不开会的结果是反而更忙了 参会人员汇报材料准备不充分（两个方面：一是会议发布者通知不明确，使参会人员无从下手，导致无准备，或准备信息材料偏离主题；另一方面是参会人员不重视，主要在于执行力度） 会议过程中出现的问题 （１）所谓的＂长征会＂（会议时间很长） 问题反复讨论而无法确定决议结果；（决策领导掌握信息不充分，需在会议过程中不断的听取汇报人员提供的信息，信息都是原材料，未经过加工（分析及调查），导致决策领导无法快速决策） 会议议题过多，很多与问题不相关的参会人员全程陪同；（例如讨论１０个议题，而有些参会人员仅与其中少数问题相关，其他时间均在陪同参会） 话题蔓延导致会议时间过长（会议过程中跑题，缺少会议主持人，或主持人不力） （２）议而不决（问题讨论过之后，未进行决议，直接pass掉进行其他议题讨论，更不要提措施，危害：失去会议的意义，使参会者丧失对会议的信任，进入恶性循环） （３）会议偏离主题，缺少及时纠偏，造成参会人员失去耐心，士气下降，最终导致时间无限延长，决策效率下降 会后存在的问题 会议纪要整理质量低，发布不及时 纪要中记录的问题没有得到有效的跟踪落实 以上是计划运营会议存在的通病，很多企业或项目公司在召开计划运营会议时存在上述问题中的某种情况，以上的问题概括来表达，就是“计划会议决策效率低！”这里我们强调是计划会议，或者说是运营会议，而不是座谈会、联欢会等，计划会需要很强的计划性和严肃性，是保障企业或项目正常运营的必要手段。 我们今天讨论的主题就是“如何提高房地产项目计划会议的决策效率” 计划会议在于阶段性的总结前阶段计划工作的进展情况，制定下一阶段的工作计划，发布信息以及对过程中存在问题进行解决（决策），通过PDCA的手段来确保企业（或项目）健康高效运营。 解决上述问题从三个方面入手：　体系，　制度，　方法 合理规划会议体系 首先庸俗一下，引用一句名人名言（我在其他教材上看到的），美国质量管理大师戴明指出：“企业的100个问题中，只有15%是由于岗位个体原因造成的，85%的原因都是由体系问题和结构问题引起的， 一个企业决策要有效率，首先就必须考虑开哪些会，不开哪些会，每个会的目的是什么。”因此，房企做好会议决策管理，首先需要合理构建高效的会议决策管理体系。 为了构建高效，科学合理的会议体系，需从以下几个角度考虑： 计划会议的层级 结合公司的发展规模、企业机构的层级设置、实际业务量的情况来确定会议的层级设置以及各级会议讨论问题的深度，如集团级、区域公司级、城市公司级、项目级、部门级等等。 计划会议的层级设置与计划体系的层级设置有关，不同的计划层级的节点应有不同管理层的人员负责，同时采用与之相对应的计划会议进行管控，计划会议作为各级计划负责人用于管理计划的工具。 同时如果企业规模较小、业务量较小的情况下，则企业计划决策领导的管理将更对深入，反之，如果企业规模较大，管控项目数量众多时，计划会议讨论的议论点则更为宏观。 合理的设置计划运营会议的层级以及讨论计划节点的深度，将是计划会议高效的前提，如某公司高层讨论项目的计划节点时，一次会议开8小时以上，导致效率低下，对于高层领导的最宝贵资源——时间，没有得到最合理的分配， 又如某公司在业务量较小的情况下，按照成熟大型公司的管控方式进行管理，会造成层级较多，管控过于粗放，计划会议5分钟就讨论完了，决策资源没有得到合理的利用。 计划会议的分类 首先谈一下会议触发模式，从地产企业会议产生的触发动因来看，有以下3种典型的触发方式： 时间触发会议：特点是带有一定周期性，就是我们所说的例会，往大了说我们国家即将召开的十八大（5年一次），往小点说项目工程部每天召开的晨会（1天一次），都可以看作是计划例会，与我们计划运营人员最常接触的是月度计划会，周例会，企业年度工作会等。 流程触发会议：特点是项目执行过程中已预先设定的会议，如项目启动会、项目开盘会，里程碑会议等，通常我们在完成阶段性任务后，会对前一阶段进行总结并对下一阶段的工作进行部署。流程触发这类会议通常我们在制定项目计划的时候会将会议列入计划内，或者通过制度规定，明确在项目开发周期中会开哪些会，其特点是会议一定要开的，当流程进行到这一环节，就要开这个会。 事件触发会议：是指在项目运营过程中出现的难点、风险点所制订的