公司文件管理制度65.doc

甘肃义博铝业有限公司 Q/YBLYAB-03-2016 文件管理制度 2016-12-01发布 2017-01-01实施 有限公司 发布 发布年代号 质量管理手册 公司代号“FP” 程序文件 FP/CP xx-xx 程序文件流水号 质量管理体系标准章节号 质量管理体系程序文件 公司代号 质量体系指导性文件（三阶） FP/WI xx-xx 文件流水号 质量管理体系标准章节号 指导性文件代号 公司代号 管理性文件 FP/GL xx-xxxx（xx) 文件修订次数 文件制定年份 文件流水号 管理性文件 公司代号 行政性文件编号规则为：FPYYYYMMDDxx 编号释义：FP为公司缩写；YYYY为发文年份；MM为发文月份；xx为文件流水号。公司及各部门发布的公告、通知、通告等行政性文件的编号有EHS统一管理和发放。 （6）对外信函、传真的编号 各部门对外发送的信函、传真的编号由部门自行制定编号规则。 技术性文件如产品标准、技术图纸、产品BOM、工艺规程、作业指导书等的编号，由设计部制定相应的技术文件管理制度进行规定。 外来文件由接口部门自行制定编号规则。 公司采购、销售合同编号依《合同管理制度》的规定执行。 5.2.3文件/记录编号的管理 （1) 各部门应指定专人管理文件和记录，并对部门归口的文件/记录进行管理。 (2）文件/记录编制完成后，文件/记录编制部门应向该文件归口部门管理人员申请文件/记录编号。 （3）文件/记录管理人员应建立“文件/记录控制清单”，清单应能控制文件/记录编号、归档号、版本、修订状态、归口部门、归档部门等信息。 5.3 文件编制、审核、批准和发布 5.3.1 体系文件的编写和审批 质量体系的质量方针和质量目标，由管理者代表组织编制，各部门提出方针和目标草案，由质量管理部负责收集、整理草案的编制，报管理者代表审核、总经理批准。 质量手册由管理者代表负责编写，由总经理批准。 程序文件由质量管理部组织各部门编写、各部门负责人审核，管理者代表批准。 5.3.2 行政文件与管理性文件的编制与审批 公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由HR负责编制，部门负责人审核，总经理批准。 各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制，部门负责人审核，报EHS复核，总经理批准。 公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度，由各部门依本制度3.4条的规定负责编制，部门负责人审核，总经理批准。必要时管理文件由EHS组织相关部门进行评审。 5.3.3 文件审批/评审时，文件编制部门应到EHS填写“文件评审表”，文件审核、批准人应在“文件评审表”中填写审批意见，必要时可以由EHS或文件归口部门组织相关部门进行文件评审，评审意见应填入评审表，各评审人应签名。 5.3.4 行政、管理文件均应按上序流程通过审批，交EHS备案并获得文件编号后方可发布。 5.3.5 技术文件的编制、审批和发布，由文件归口部门按技术文件管理制度的规定执行。 5.4文件归档、发放、保管 5.4.1 文件归档 经审批后的文件，由文件归口部门文件管理人员负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。 各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管，并按文件分类建立本部门各类文件的“文件/记录目录”，文件/记录