1编写会议简报.ppt

十、召开各种形式会议的方法 3 联席会议 ④会议的决议形式一般为：意向书、协议书、会议纪要、会议公报。 ⑤会议都有一个主办方，主办方在组织、协调、会务、经费等方面承担更多的义务，但不享有更多的权利； ⑥会议的时间、地点、议题、人员由各参与方平等协商而定。 ⑦联席会议的代表规格比较高，通常由负责人或负责人授权的代表出席。 3、文员的主要工作： 在会议的各个阶段做好沟通、反馈和协调工作。 十、召开各种形式会议的方法 4 学术会议 1、概念：是由高等院校、科研机关、学术团体召开的，以专学、教授为主要成员、以探讨学术课题、发表研究成果为目标的会议。 2、特点： ① 会议的参与人的要求比较特殊：一般以专家、学者及部门负责人为主；行政人员一般不参加。 ② 会议贯彻“百花齐放，百家争鸣”的方针，充分发扬科学、民主精神，各抒己见，服从真理，不强求一致，反对以势压人和学阀作风。 ③ 会议的形式不拘一格，可以是报告会，现场演示会，也可以是座谈会等。 ④ 会议的成果往往汇编成论文集，内部交流或公开出版。 十、召开各种形式会议的方法 4 学术会议 3、文员的主要工作： ① 协助主办方提前做好通知工作（先发预备通知，让与会者有充分的准备，然后发正式通知） ② 布置简单、朴素、实用的会场，安排简化的开、闭幕式。（目的是让更多的时间用于讨论） ③ 学习掌握一定的专业知识。（最好安排已经具有一定专业知识的文员去参加） 十、召开各种形式会议的方法 5 新闻发布会、记者招待会 1、概念：是指组织为实现一定的宣传目的，邀请报刊、电台、电视台等新闻媒介单位记者召开的会议。 2、新闻发布会和记者招待会的区别：新闻发布会以单向沟通为主；记者招待会以双向沟通为主。 3、注意事项： ①地点的选择应以便利、热闹为宜； ②时间的选择应避开休息日为宜；以免影响记者们参加。 ③会议通知应以请柬形式提早发送，并附上宣传提纲，以便记者们提问。有必要时可以预约。 ④文秘人员应围绕提纲的问题作深入的调研，以便帮助主持人或发言人做好准备。 十、召开各种形式会议的方法 6 报告会 1、概念：指为了宣传、教育目的而举办的，邀请特殊人物（劳模、先进人物或专家、党政领导等）所作的专题报告会。 2、特点： ①以单向宣传、教育为主； ②通常是一人讲、众人听。 3、注意事项： ①主题的选择应是听众所关心和感兴趣的； ②作报告的人应有一定的影响力（社会地位或知名度）； ③报告会的规模要适中（百人以上，千人以下）； ④报告会的时间不宜过长（一般以一两个小时为宜）； ⑤会后应收集反馈意见，及时进行总结、汇报。 十、召开各种形式会议的方法 7 座谈会 1、概念：是政府机关、企事业单位为收集信息、征求意见、调查研究而邀请有关人员召开的小型会议。 2、特点： 集中、民主、认真、轻松 3、注意事项： ①邀请对象必须是知情人，有主见又敢于发表意见者 ②座谈会规模较小，人数七八人至二三十人 ③做好详细的记录 ④座谈会时间没有严格规定 ⑤准备茶歇。 十、召开各种形式会议的方法 8 国际会议 1、概念：指来自两个以上国家的政府、政党或社会组织、民间团体就共同关心的问题召开会议。 2、特点： ①两个以上国家，议题必须是共同的 ②平等的原则 3、注意事项： ①国际会议由东道主国发起、组织、邀请 ②准备足够的同声翻译，文件也应准备不同文字的文本 ③应向上级主管部门申报、获准 十、召开各种形式会议的方法 9 电话、电视会议 1、电话与电视会议的优缺点： ①优点：均可跨越空间进行，覆盖面广；可节约时间和差旅费；效率较强； ②缺点：会议的气氛不浓，影响效果；时间性强。 2、注意事项： ①最重要的是要及时做好通知工作。 ②文秘人员要保证线路的畅通无阻。保密电话会议还要用专线。 ③电视会议往往在会后要以文字形式在报刊上发表，因此文秘人员要注意作好记录。 十、召开各种形式会议的方法 10 签约仪式 1、注意事项：不同文本的签约内容、语意、格式必须完全一致，不允许产生歧义。 2、文员的主要工作： ① 仔细做好签字文本的定稿、翻译、校对、印刷和装订工作。 ② 准备签约用品（名称牌、签字笔、印章印盒、小国旗等） ③ 与上司商量各种细节，安排主签人（职位相当即可）和监证人（职位更高者）、助签人和参加人等。 ④ 布置签约会场（见下图） 3、签约的一般程序：P160－161 ①引导各方人员进场－②引导主签人入坐－③助签人协助主签人签字－④交换文本进行签字－⑤签毕双方握手并交换回文本－⑥举杯庆贺－⑦文秘人员保存文本并送别客人。 十、召开各种形式会议的方法 10 签约仪式 十一、提高会议效率 1 遵循法律法规 会议的目的、议题、程序以及形成的决议要符合国家的政策和法律法规。 比如代表会议代表的产生、资格审查、表决程序等要符合法律规定。 1 遵循法律法规 会