行政采购管理制度.doc

行政采购管理制度 为规范公司行政采购行为,加强对采购过程的管理和监控,本着“保证质量、节约开支、堵塞漏洞、避免损失、提高效益”的原则，在公司《办公用品管理制度》的基础上，细化如下行政采购管理制度。 一、行政采购的负责部门为行政部，本制度所界定的行政采购均采用集中采购原则。 二、行政采购的范围： 1、固定资产：各类价值较高的办公设备，如：电脑、打印机、复印机、办公桌、椅、文件柜等。 2、办公用品：消耗品，如铅笔、刀片、胶水、胶带、别针、橡皮筋、打印纸、便签、信纸、橡皮擦、文件夹、原子笔、订书钉等； 3、管理消耗品，如剪刀、荧光笔、激光笔、美工刀、钉书机、记事本、打码机、日期章、计算器、印泥、电池、尺子等； 4、价值在200元以上，但价值未达到固定资产标准的办公用品。 5、其他物资： 6、广告类，如宣传单页、宣传册等； 7、礼品、购物礼券等； 8、其他。 三、本制度对以下采购流程进行规范：采购计划、询价和甄选、合同签订、验收和付款、质量保证、监督管理、领用管理。 四、采购程序 （一）采购计划管理： 定期采购：对办公用品等需要定期采购的物品，行政部要根据各部门每月的领用情况，于每月25日统计各部门下月的需求填写请购单。请购单由行政部相关负责人审核签字后，行政部根据适量库存分发，不足部分交由采购员进行统一采购。 临时采购：需要临时采购的物品，须请购人填写请购单，由部门领导审核签字、行政部相关负责人审核签字后，由采购人员进行采购，价格高于5000元的需由董事长审核签字。 （二）询价和甄选管理 采购人员接到批准后的“请购单”后，优先到公司指定的供应商处购买，如指定供应商无供应时，必须进行多方比价，并做好市场询价记录（附市场询价记录表），择优择廉购买。 办公用品等消耗品在甄选时，优先到 或大型对公超市进行采购，特殊用品至少要选择三家供应商进行比对；固定资产和其他价格较高的物资在比价甄选时，至少要选择五家供应商进行比对，必要时可以采用邀请招标的方式由使用部门，相关公司领导一并参与综合考评确定。 保管好《市场询价记录表》，以供以后参考和审核，保管期限为一年。 采购员不得擅自依据各部未经总经理或行政部批准的请购单采购物品，否则一律不予报销。 （三）采购合同签订和管理 采购物品选定后，采购商品价格在单笔3000元以上或者有经常供货行为的（一年内有三次以上）必须与供货商签订采购合同。 采购合同原件由行政部相关负责人保管，合同原件保管期限为三年。 签订采购合同时需有采购人员，行政部相关负责人和财务部指派人员三人在场，以保证采购行为的规范。 （四）验收和付款的管理 采购物品到货后，由行政部相关人员、财务部指派人员共同验收，（采购人员负责采购物品的质量关把控，为第一负责人；采购物品到货后，由行政部相关人员验收配置或入库，把控数量关和质量关，固定资产、其他物资单项在3000元以上的由财务部指派一人和采购人员一同进行市场询价，把控价格关）配置使用或入库，并填好《采购物品配置单》或《入库单》。 采购物品验收合格后，方能办理付款手续： （1）单次单项物品在1000元以下的实行现金支付，采购人员选定供应商后，做出采购预算，根据预算先从财务预支采购款项（借条须有行政部相关负责人审核签字才有效）并进行付款。 （2）单次单项物品在1000以上的，实行转账支付。 3．报销管理： 采购人员凭票填写报销单，实行转账的需在报销单上注明“转账”字样和对方的帐户，按费用报销程序办理撤条及转账。 （五）质量保证管理 对于需要售后服务的采购物资，在购买或签订合同时要明确服务约定。采购物资在投用前需厂家进行现场指导的，由行政部负责联系；对于在使用过程中出现的问题，由行政部在规定时间内同供货商协调解决。 （六）领用管理 领用管理按照《办公用品管理制度》执行。 四、审批程序 （一）固定资产采购审批（含报价审批） 需求人 部门负责人 行政部负责人 总经理 （二）办公用品采购审批 需求人 部门负责人 行政部负责人 （三）其他物资 需求人 部门负责人 行政部负责人 总经理（价格在5000元含以下的为止） 注：以上物品单笔采购价格在5000元以上的，必须报董事长审批。 附：1、办公用品请购单 2、采购物品配置单 3、固定资产（其他类）采购计划表（用途、到位时间、行政部审批意见等等） 4、市场询价记录表 5、报价审批表（行政部审批意见等、财务部建议等） 6、合同审查表 附： 表一： 部门 月办公用品请购单 请购部门：