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ND-AQ-0306/01
文件档案管理制度
一、目的
1、为规范安全管理体系文件的管理,对包括职业健康安全
在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制。 以确保各
过程、环节、场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有
效性,与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件。 防止
各部门误用作废文件。
2 、对安全记录档案进行有效控制,以证实符合规定要求,
为安全管理体系有效运行提供客观证据,在必要时实现可追溯
性。
二、范围
本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废
等过程。 规定了各过程负责人的职责, 适用于各过程管理体系文
件的控制。
本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等过程。适用于
公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制、 实施
及使用。
三、职责
1、各过程管理部门职责:
1.1 负责确定所管理的过程的文件需求。
1.2 负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。
1.3 负责过程管理文件的(程序、规定、制度、表格)组织编
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制。
1.4 负责严格执行过程管理文件的规定, 并按规定的表格做好
相应的记录。
1.5 负责文件更改内容及修订等。
2 、生产部职责:
2.1 负责生产管理手册的编制。
2.2 负责体系的认证和日常维护管理工作。
3 、各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。
4 、各部门负责本部门记录的建立与管理。
四、程序内容
1、确定文件种类
1.1 为便于文件管理,根据不同的管理方式将综合管理体系文
件分为外来文件、综合管理体系文件。
1.2 外来文件: 外来文件系指国家、 地方政府部门发布的法律、
法规、条例和标准(见法律法规的识别与评价程序) ;上级部门
下发的通知、要求、规定和办法;相关方的期望和要求。
1.3 综合管理体系文件
a.安全生产管理性文件;
b. 环保安全相关文件;
c.消防安全相关文件。
1.4 资料和记录
相关的资料包括但不限于:
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a.各类分析 / 评价 / 统计数据;
b. 特种设备(如叉车)及其附件的安全技术监察(检测)资
料;
c.建设(工程)项目可行性研究报告、评价报告、设计方案
和图纸、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见;
d. 各类检查、教育培训、演习及其他活动记录;
e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告;
f.设施的设计、运行技术资料;
g. 供应商和承包商档案;
h.作业许可证等;
i.其他资料。
2 、提出文件的编制和修改需求
2.1 公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利,但是必须
向过程负责人提出申请。
2.2 过程负责人确定所管理的过程的文件需求,汇报总经理处
得到确认许可,方可进行编制修改。
3 、指定编写人
3.1 如需要编制或修改, 对所需的文件进行策划并安排专人编写。
3.2 主要管理规程由行政部负责编制;各部门的各过程管理类文
件 (管理过程的程序、规定、表格) 由过程负责人负责组织编制;
4 、进行编写
4.1 按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本
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