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公司采购部流程管理制度
采购制度严格按照公司的质量体系要求。 采购过程简化, 程
序可循,做到有据可查,防范风险,降低成本。
一、采购计划
采购部负责制订公司采购计划, 接到采购计划报公司总经理
批准后,确保各项采购任务完成,其中包括工程采购,物质采购
和工具采购等。
1、采购申请单下达:
工程项目采购申请单由项目经理签字确认, 交于公司采购部,
采购部核实仓库库存, 递交公司总经理审查批复后统一下达采购
部。采购计划单中应标明:工程名称、产品名称、数量、型号、
及相关技术参数、备(推)选厂家等。
2、采购计划单变更:
非该项目项目经理下达的采购计划概不采购 。采购计划变
更(其中包括数量增减、型号更改、增减项目等)需由项目经理
签字确认,采购部接到变更通知,需要和工程合同进行校核,内
容和工程合同一致报总经理批复, 不一致及时登记备案汇报总经
理,以便日后追加工程款。
3、采购时效管理:
所有采购计划根据工程具体情况, 确定哪些材料先到位, 哪
些材料订货周期长, 力争做到材料不耽误工程进度的前提下, 材
料及时到位,不挤占、积压公司采购货款。所有下达的采购计划
在供应商供货期没有变更的情况下按采购计划规定的时间完成
任务,做到及时采购、及时跟踪、及时发货、及时反馈现场收货
情况以及材料使用情况。
4、建立工程采购档案:
将采购相关资料由电子文档和书面文档分项管理, 每一年的
工程采购合同与工程清单统一管理: 工程询价单、 直接采购清单
设备报价单统一管理。供应商合同 根据具体工程统一管理,直
接采购部分根据具体采购人直接管理。
二、采购
平时多熟悉和掌握公司所需的各类物质的名称、 型号、规格、
单价、用途、产地等。浏览相关网站,按时按量按质完成采购供
应计划指标,积极开拓货源市场,做到货比三家,控制降低采购
成本。 对于特殊产品采购, 按合同约定要求厂方提供相关证件或
检测报告。采购活动具体实施分为询价、比价、议价、供应商管
理等四个方面:
1、询价:
询价可以通过多种方式,包括网络查询,直接寻找供应商,
供应商自我推销, 展会等形式。 确定部分适合长期合作的合作伙
伴同时,也要不断开拓新的供应商,寻找新的产品。对于物资采
购产品根据市场行情合理报价,对于所报价产品进行及时沟通,
说明价格涨落的原因以及供货周期, 对于用户指定而市场面临淘
汰的产品,因推荐新产品(若对方坚持,应说明存在的质量问题
以及保修问题,尽量有文字依据) ,产品询价,报价时应注明产
品名称、规格型号、单价、金额、税金、运费、质保、售后、付
款方式等情况,以及供应商厂家,联系人,联系电话等信息。
2、比价:
对供应商所报的产品价格进行有效的核对 (对具有可比性的
的厂家产品进行比价) 。对于单项产品做到货比三家,以正规比
价格式存于计算机或手工记录文字资料, 在比价时做出价格分析。
3、议价
在确定厂家后进行产品价格商务谈判,尽量降低采购成本,
争取有利的付款方式。
4、供应商管理:
通过寻找新的货源拓展供应商范围, 加强老供应商管理。 每
年对供应商一次评定 (以质量、 售前售后服务、 生产力、交货期、
付款、价格等方面考核) ,对不合格供应商及时调整。对于合格
的年度复审。
三、合同管理
与供应商签订采购合同, 敦促合同的正常履行, 并催讨所欠、
退或索赔款项。
1、合同签订:统一制定标准合同样本, 主要体现在产品明细、
价格、质保,主要技术参数、运输、到货期限、质保期,付款方
式,税金等几方面。最好尽可能留有质保金,附上采购清单。
2、合同管理按具体工程项目细分,每一个项目采购合同归类
到每个工程项目名下,直接采购的按采购人分。
3、合同交于公司财务部统一管理,采购部留备份,采购部与
供应商签订购买合同后,第一时间提交给财务管理。
四、验货
采购部和仓库一起负责物质到场验收, 所有物质到场后必须
详细查看,清点做到送货单, 发票与实物的数量规格, 单价一致,
并及时入库。
五、仓库管理
1、入库管理:供应商送交物料时,仓管员根据公司的采购
清单仔细核对货物的数量、规格、质量、价格,判定合格后详细
填写入库单保存第二联, 第一联交于财务, 财务人员凭入库单和
客户送货单(必须有工程名称、供应商公司名称、联系方式)做
应付货款,缺少一样,财务不予做应付款(仓库每月月底前必须
将入库单递交给财务) 。如发现不合格,有权拒收,退,换不合
格产品。
2、物料保管:物料的储存保管,应根据物料的特征和用途
规划仓库区域, 定置存放管理。 物料的堆放应尽量做到过目点数,
检点方便,成行成列,整齐易取。物料如有损失,报废等,仓管
员要及时向公司汇报, 审批后方可处理, 未经批准一律不能擅自
处理。仓库物料也不准擅自借出,拆件零发,私自挪用,损坏等
3、物料出库:如
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