程序文件-样品管理程序.doc

邵阳县质量监督检验及计量检定所 程序文件 文件编号：SYCJQS04-2011 第1页 共6页 主题：样品管理程序 第4版 第1次修订 颁发日期：2013年12月01日 1 目的 样品的代表性、有效性和完整性将直接影响检测结果的准确与否，因此必须对样品的接收、流转、贮存、处置和样品的识别等各个环节实施有效的质量控制。根据客户要求做好样品的保密与安全工作。 2 范围 本程序适用于检测业务中样品的接收、标识、流转、贮存、处置等环节的管理。 3 职责 3.1 办公室负责对样品的收发、标识、流转、贮存、处置的管理； 3.2 专业室负责检测过程中样品的管理； 3.3 办公室对样品管理进行日常监督。 4 工作程序 4.1 样品的接收 4.1.1 抽取样品的接收 抽样人员回站后应立即将随身带回或亲自押交的样品及抽样单交办公室，办公室应清点样品，认真检查并记录样品状况（包括外观、数量、型号规格等）、配件及资料的完整性，填写相应的样品登记表、任务分配单和流程卡。 4.1.2 客户送检样品的接收 办公室在接收客户送检的样品时，应对样品（名称、标识、状态、数量）、检验项目、检验标准、检测方法（尤其是非标准方法、自定的检验方法）及其它相关信息给予确认，并指导客户准确填写《样品检测委托单》中所有信息，对于不符合标准、规范要求的样品，退还给客户或按双方达成的协议进行处理。样品接收后接样人员将样品信息分别登记在检测样品登记表上。《样品检测委托单》经核对验收双方签字后,将第二联交客户作为领取检验报告的凭证。 邵阳县质量监督检验及计量检定所 程序文件 文件编号：SYCJQS04-2011 第2页 共6页 主题：样品管理程序 第4版 第1次修订 颁发日期：2013年12月01日 4.1.3 办公室接收样品后，对样品进行编号，加贴唯一性识别标识。 4.1.4 检测员在对接收的样品是否适合于检测有任何疑问，或对客户的检测要求不明确，或认为样品不符合规定要求，有异常情况时（包括包 装和封条），办公室应与客户联系，取得进一步说明和认可后再进行检测。 4.1.5 当检测方法要求对样品进行重新抽样时，执行《抽样程序》。 4.2 样品的识别 4.2.1 样品的识别包括不同样品的区别识别和样品不同检测状态的识别，按编号规则要求对送检样品进行唯一性编号，其编号要和委托书的编号以及原始记录、报告编号相对应，样品的唯一性标识中不包含客户名称。 4.2.2本实验室编号规则：“SYZJ+年号+W（D、F）﹢样品序号” （“年号”4位数、W为委托检验、D为定期监督抽查、F为职能部门（质监、工商、法院、农业等）委托检验、“样品序号”为3位顺序号），如：2013年县工商局送来化肥产品委托检测，样品编号为SYZJ2013-F000。 4.2.3样品的检验状态标识：样品根据其不同的检验状态分别标识为待检（黄色）、在检（红色）、检毕（绿色），并按不同的样品存放架（区域）存放。 4.2.4 样品标识一直跟随样品出入库及整个检测过程。 4.3 样品流转 4.3.1 样品检测工作按“客户→办公室→检测室→办公室→客户”流程流转，由办公室将已编号并贴有黄色待检标识的样品与相关资料一同分发至检测室。在办理交接过程中，相关科室必须在样品登记表或流转卡记录样品的状况。 4.3.2 检测人员在接收样品和归还样品均应在《检测样品流转卡》上签字，《检测样品流转卡》由样品管理员保管。 4.3.3 检测的样品由办公室及时通知专业室领取，领取人在样品登记表 邵阳县质量监督检验及计量检定所 程序文件 文件编号：SYCJQS04-2011 第3页 共6页 主题：样品管理程序 第4版 第1次修订 颁发日期：2013年12月01日 或流转卡上签收，如检测员暂不能领取，可暂存放在办公室。 4.3.4 样品接收后，检测人员应在检测工作开始前认真核对样品信息及相关资料要求。如发现疑问时，应及时通知综合办公室并与客户取得联系，提出需要询问的具体问题。如需要客户必须进一步明确的，则应通过书面方式向客户提出书面答复的要求，在取得进一步说明确认后再进行检测工作。 4.3.5 样品外包项目由办公室负责将外包样品按保存要求送到分包单位，并按《分包控制程序》执行。 4.4 样品的制备 4.4.1 需进行加工制备的样品由检测人员加工制备，并负责制备过程中标识的转移； 4.4.2 样品的制备应遵循检测标准的规定和要求进行； 4.4.3 在样品制备、检测过程中发现样品有缺陷，要及时通知客户。 4.4.4 样品在制备、检测、传递过程中应加以防护，应严格遵守有关样品的使用说明，避免受到非检测性损坏，并防止丢失。样品如遇意外损坏或丢失，应在原始记录中说明，并向室主任报告，在办公室备案，必要时应