电子文件归档与管理细则.pdf

电子文件归档与管理细则 3 管理体制和职责 3.1 各单位应根据本细则，建立电子文件归档与管理工作制度和管理网络。 3.2 文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效 性和安全性， 并定期向档案管理部门移交； 档案管理部门应对电子文件的形成、 收集、积累、鉴定、 归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检 测数据等要求。 3.3 为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应按照制度要求，妥善管 理，以确保其不散失、不损毁、不失真。 3.4 归档的电子文件，应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要确保电子文件能 有效机读。 4 电子文件的收集 4.1 收集范围 凡是反映本单位工作活动、 具有查考利用价值的电子文件及相关软件均属收集范围。 按照电子文件 的信息类型包括： 4.1.1 文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。 4.1.2 图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。 4.1.3 图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。 4.1.4 影像文件：指用视频设备获得并经计算机处理的文件。 4.1.5 声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。 4.1.6 多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像 等两种以上的复合信息形式。 4.1.7 超媒体链结文件 : 指用超媒体链结技术制作的文件。 4.1.8 计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关的资源、支撑 软件等。 4.1.9 数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。 4.2 电子文件收集要求 4.2.1 归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存， 并在内容及相关描述上保持一致。 4.2.2 在 “无纸化 ”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱 机保存的载体上，保证电子文件的安全性。 4.2.3 文本文件收集时应统一将其转换为 TXT 文档或 XML 文档。 4.2.4 静态图像文件收集时应统一将其转换为 TIFF 、JPEG。 4.2.5 影像文件收集时应统一转换为 MPEG 、AVI 格式。 4.2.6 声音文件收集时应统一转换为 WAV 、MP3 格式。 4.2.7 自主开发的计算机程序必须收集软件的源程序及其开发、编译工具。 4.2.8 归档的电子文件如果采用不符合本细则要求的格式，收集时应转换成本细则要求的格式。 4.2.9 各单位应依据本细则，结合实际情况，制定本单位、本系统电子文件收集的具体范围。 5 电子文件的归档 5.1 归档要求 文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档， 每月把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理 归档，并按档案管理的要求进行登记和交接。 5.2 归档电子文件应按 “件 ”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子 文件应作为一件来进行管理，如： 正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序 等。 5.3 电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档范围的电子文件， 依照附录 A 要求进行著录并 填写《归档电子文件登记表》 （见GB/T 18894-2002 表 A.4 、表 A.5 ）。归档电子文件应逐件编目。 5.4 文件形成部门应于每月初将上月形成的经过检验的电子文件和《归档电子文件登记表》保存在 脱机载体上，并一式两份向档案部门移交。 5.5 档案管理部门应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试，并填写《归档电子文件移 交、接收检验登记表》 （见GB/T 18894-2002表 A.3 ）。登记表一式两份，一份由档案部门保存，另 一份由文件形成部门保存。 6 归档电子文件的移交、接收与存储 各单位应在每年 9 月底前将经过检验合格后的归档电子文件移交同级国家综合档案馆，集中保管。 6.1 电子文件的移交、接收要求严格按