采购订单管理的跟单和催货.doc

采购订单管理的跟单和催货 ??? 采购订单发给供应商之后，采购方会对订单进行跟踪和催货。订单发出的同时会确定相应的跟踪接触日期。有些公司甚至设有全职的跟踪和催货人员。??? 跟踪是对订单所作的例行追踪，以确保供应商能够履行其货物发运的承诺。如果产生诸如质量或发运方面的问题，采购方就需要对此尽早了解，以便采取相应的行动。跟踪一般需要经常询问供应商的进度，有时甚至需要到供应商处走访。不过，这一措施通常仅用于关键的、大额的或提前期较长的采购事项。为了及时获得信息并知道结果，可通过电话进行跟踪；不过，有些公司也会使用由计算机生成的、简单的表格，以查询有关发运日期和在某一时点生产计划完成的百分比。??? 催货是对供应商施加压力，以使其履行最初所作出的发运承诺、提前发运货物或是加快已经延误的订单涉及的货物的发运。如果供应商不能履行合约，采购方会威胁取消订单或是取消以后可能的交易。催货应该仅适用于采购订单的个别情况，因为如果采购方对供应商能力已经作过全面分析的话，那被选出的供应商就应该是那些能遵守采购合约的可靠的供应商。而且，如果一家公司对其物料需求已经做了充分的计划工作，如果不是情况特殊，它就不必要求供应商提前货物的发运日期。当然，在物资匮乏的时候，催货确实有重要的意义。??? 具体来说，跟踪和催货的工作内容如下：??? 1．跟踪供应商工艺文件的准备??? 工艺文件是进行加工生产的第一步，对任何外购件（需要供应商加工的物料）的采购，订单人员都应对供应商的工艺文件进行跟踪。如果发现供应商没有相关工艺文件，或者工艺文件有质量、货期问题，应及时提醒供应商修改，并提醒供应商如果不能保质、保量、准时到货，则要按照合同条款进行赔偿。??? 2．确认原材料的准备??? 备齐原材料是供应商执行工艺流程的第一步，有经验的订单人员会发现供应商有时说谎，如有可能必须实地考察。??? 3．跟踪加工过程进展状态??? 不同物料的加工过程不同，为了保证货期、质量，订单人员需要对加工进行监控。有些物料采购，其加工过程的监工小组要有订单人员参加，如一次性、大开支的项目采购、设备采购和建筑采购等。??? 4．跟踪组装调试检测过程进展状态??? 组装调测是产品生产的重要环节，这一环节的完成表明订单人员对货期有一个结论性答案。订单人员需要有较好的专业背景和行业工作经验，否则，即使跟踪也难以达到效果。??? 5．确认包装入库??? 此环节是整个跟踪环节的结束点，订单人员可以向供应商了解物料最终完成的包装入库信息。如果有可能，最好去供应商现场考察。