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第四章 企业参展程序 【学习目标】在学习完本章之后，你应该能够： 了解国内参展步骤，国内参展几个主要的工作环节，了解国外参展的要求与程序。掌握海外展览会的选择与参加的方法，了解海外展览费用及国外参展的注意事项。掌握展览品的运输、展览品的安全与保险、展卖品的销售、展览品的处理等。 第一节 国内参展步骤 一、参展主要的工作环节 (1)决定需要多大的参展面积。 (2)觖定如何装修并与参展主办者联系。 (3)如果是特殊展位，选择展架承建商。 (4)计划展览预算。 (5)预订特殊的室内和室外展览。 (6)展架承建商拿出设计方案并提交主办者审查。 (7)向客户邮寄宣传材料，制定报纸、杂志、电视等媒体的展览宣传方案，以配合和增大展览效果。 (8)展览若是在外埠，须制定旅行计划，预定饭店，预付参展展位费和其他相关服务费用。 (9)准备文件和所有需要散发的宣传材料。 (10)运输资料和所有展品、展架。 (11)预约展览所在地的客户并排出见面时间表。 (12)准备差旅费、展览会上必需的款项。 (13)将所有文件资料复印一份放在你随身携带的手提箱中。 (14)到达目的地城市，登记办理入住饭店手续。 (15)到展览馆现场检查展馆和展位状况。 (16)将你的运货单据提供给提货负责人。 (17)联系现场服务人员，确认你预定的展位和展具。 (18)到主办者办公室报到，告诉他们如何能够找到你。 (19)确认展位布置完成、展品和资料如期到达、你预定的各式设备和供应都已就绪。 (20)开幕式当天提前到达展馆，带着微笑迎接参观者。 二、国内展览会准备日程表 1.展前12个月 (1)从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定全年展览计划。 (2)与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料。 (3)选定场地(一般而言，首次参加大展，较难取得最佳位置)。 (4)了解付款形式，决定财务计划。 2.展前9个月 (1)设计展览结构。 (2)取得展览管理公司的设计批准。 (3)选择并准备参展产品。 (4)与潜在客户及目前顾客联络。 (5)制作展览宣传册。 3.展前6个月 (1)以广告或邮件等方式进行宣传活动。 (2)确定旅行计划。 (3)支付展览场地及其他服务所须预先付款。 (4)复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等。 (5)安排展览期间的翻译员或讲解员。 (6)向服务承包商及展览组织单位订购促销广告。 4.展前3个月 (1)继续追踪产品推广活动。 (2)最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签，准备赠送索取样品的客商。 (3)将展位结构设计做最后的确定。 (4)计划访客回应处理程序。 (5)训练参展员工。 (6)排定展览期间的约谈。 (7)安排展览现场或场外的招待会。 5.展前4天 (1)将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放人公事包。 (2)搭乘飞机至目的地。 6.展前3天 (1)抵达饭店登记。 (2)视察展览厅及场地。 (3)咨询运输商，确定所有运送物品的抵达。 (4)指示运输承包商将物品运送至会场。 (5)联络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪。 (6)与展览组织代表联络，告知通讯方法。 (7)访问当地顾客。 7.展前2天 (1)确定所有物品运送完成。 (2)查看所订设备及所有用品的可得性及功能。 (3)布置展位。 (4)将所有活动节目做最后的确定。 8.展前1天 (1)对摊位架构、设备及用品做最后的检查。 (2)将促销用品发送至直接分配中心。 (3)与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报。 9.展览期间 (1)尽早到会场。 (2)展览第一天将新闻稿送到会场的记者通讯厅。 (3)实地观察后尽早预约明年场地。 (4)详细记录每一位到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆。 (5)对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时汇报总部做出合理答复。一旦应承，必须按质、按期完成，以取得客户合作的信心。 (6)每日与员工进行简报。 (7)每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便即时处理及回应。 l0.展览结束 (1)监督摊位拆除。 (2)处理商机。 (3)寄出谢卡。 第二节 国外参展的要求与程序 一、海外展览的作用 (1)扩大商务接触面，开阔视野，启发思路。 (2)货比三家，寻求最佳的供货厂商与合作对象。 (3)直接面对客户，便于寻求客户和商贸机会，开拓国际市场。 (4)可直接订货，免去寻求海外客户与市场的中间环节，花费最少，时效最高。 二、海外展览对企业的要求 (1)必须有进出口经营权的企业才能参加出国展览。 (2)由于涉及到