NVQ企业行政管理课件.pptx

NVQ企业行政管理 （二级） 课程讲义 ;第五单元：工作交流、个人效率和团队精神 标准与大纲： 计划课时：14 根据交流目标选择不同的交流方式； 会议以及远程会议的基本要求； 工作日志管理以及安排事务性约会； 撰写简单的书面交流信函； 设计和填写简单的表格； 运用流程图行动图等辅助手段帮助沟通； 按照指定日期完成工作准确无误的达到预定要求的重要性。;第五单元 : 工作交流、个人效率和团队精神 中心思想： 办公室是个工作团体，每位成员要具有团队工作精神； 掌握必???的工作交流方法和技能； 提高工作效率，以实现个人和团队目标。 ; 主要内容： 一、选择正确的交流方法（教材5.1） 二、各种会议的组织（教材5.2） 三、使用日志管理工作时间（教材5.3） 四、用书面形式进行交流（教材5.4、5.5） 五、办公室中进行沟通的辅助工具（教材5.6） 六、努力实现团队目标（教材5.7、5.8）… 七、遵守单位规定及评估业绩（教材5.9）… ;;一、选择正确的交流方法（教材5.1）;一、选择正确的交流方法（教材5.1） 1、发送信息的方法及取决因素 大多数人发送信息的方法有： （1）传统的邮寄系统 （2）使用电信系统 ;通常采用何种信息发送方法取决于如下因素： （1）信息的紧急程度。如果是紧急信息，则应考虑使用电子邮件、传真或电话。 （2）文件的大小及表现形式，如果一份文件由许多页组成，则应考虑使用传统的邮寄方法或使用快递服务。 （3）收件人是否需要原件或书面文本。如果需要，则应使用传统的邮寄方法。;（4）信息的保密程度或是否内附各种票据。如果收件人的设备有附加的安全功能，信息可以用电子邮件或传真发送，如果没有，邮寄服务或快递服务比较合适，如果内附发票、支票等票据，最好使用挂号邮寄或快递服务。 （5）信息的内容是否需要商讨，如果是，则电话是最适合的。 （6）有多少人接收信息。如果是要发送给很多人，可以用传真或电子邮件。 （7）费用比较，在两种方法都可以发送信息时，则选择费用较低的发送方式。 ;2、利用电子邮件及其他电信工具 利用电子邮件进行交流的优缺点： 电子邮件是在计算机终端上编写信息，并通过电信系统发送给其它计算机终端。信息可以录入或扫描录入，并通过邮箱系统发送，邮件被阅读前一直储存在收件人的邮箱内，用户可以存储、删除、打印信息，同时可以回信、转发和检查发送的信息是否已被收件人收到。 ;电子邮件的优点在于： （1）信息发送的速度快 （2）费用低廉，内部局域网使用电子邮件是免费的，外部网络发送信息的费用不高于本地电话费用，同时减少纸的使用量和发送纸面信息的邮费，节约企业运营成本。 （3）信息能同时转发给其他终端，使多个接收人同时接受到信息，方便快捷。 （4）使用密码等功能能保证信息安全。 （5）能发送多种类型的信息，例如文字信息、扫描录入的图表及照片等。 （6）正在旅行的工作人员可通过笔记本电脑随时接收和发送信息，达到过程办公的目的。 ;电子邮件的缺点有： （1）收件人必须有兼容的设备 （2）因发送容易而产生很多垃圾邮件，浪费收件人的时间。 （3）人们需经过一定的学习或培训，才能成功熟练地使用电子邮件。 ;使用电信工具进行书面交流 除了电子邮件外，传真、电传等电信系统也可以进行书面信息的交流，电传机曾是信息交流的重要手段，但随着信息技术的发展，很多新的设备已基本代替了电传机的使用，现代企业很少再使用电传机来交流信息。传真机是现代企业常用的信息交流工具， ;其优点在于： （1）快速，信息能立即收到。 （2）作为一种书面文件，能作为事实和数字的证明，同时能进行归档以备查询， （3）相对于邮寄而言，费用较低。 （4）功能较全的传真机也可通过计算机发送信息。 使用传真发送信息时其缺点在于： （1）传真信息只能发送给有传真机的单位。 （2）不易保证信息的保密和安全。 （3）想互相商讨信息比较因难。 通常在发送完信息后，还需打电话进行跟踪确认 ;3、利用会议开展交流 会议做为信息交流的重要手段之一，其主要功能在于： （1）参会人员互相交流各自的意见和思想 （2）参会人员就某一主题互相商讨信息 （3）就某些重大问题和工作程序进行决策 （4）信息发布 ;会议交流的优点在于： （1）面对面的交流，彼此能更好地理解对方的意图 （2）会议是管理人员与员工相互交流以推行新规程的重要手段，同时也给大家提供一个提出问题并对问题进行探讨，最后达成共识的机会。 （3）现代会议能通过投影仪等设备更形象地进行信息交流。 （4）会议之后能形成会议纪要或书面决定。 （5）参加会议的人也可通过会议纪要更深入地理解会议内容。;会议交流的缺点在于： （1）浪费时间。会议进行中可能会因为某些人的直言不讳影响会议进程，也会因有些人说话罗嗦或谈论不相关的问题而浪