办公室实务期末复习资料之简答题答案..doc

三、简答题（每小题10分，共20分） 1．文员进言是指什么？进言具有什么作用？应注意什么？ 参考答案：（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝； （2）参谋作用；补缺作用；增进关系作用； （3）适事、适时、适地、适度。 2．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？ 参考答案：（1）会议名称；（2）会议记录人的、盖章；（3）时间（开始时间、结束时间）；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。 3．什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾方法有哪几种？一般应怎样做？ 参考答案：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的，由文员出面阻挡或绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。 （1）挡驾。上司不愿接的，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将容记下，转告上司。上司不能接的，要另约时间，或将容转告。 （2）来访挡驾。先问情来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。 （3）会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地拒绝。 4．提高会议效率可以有哪些做法？ 参考答案：遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本。 5．简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用？形式是怎样的？ 参考答案： 简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用？形式是怎样的？ 会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。 会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。 可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。 有两种形式： （1）议决性会议纪要。是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要共同遵守、执行时写下的文字依据。 （2）周知性会议纪要。用于传达会议情况，传播信息、交流经验而作的纪实性文件。 6．什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？ 参考答案： 什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？ 对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的，由文员出面阻挡或绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。 （1）挡驾。上司不愿接的，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将容记下，转告上司。上司不能接的，要另约时间，或将容转告。 （2）来访挡驾。先问情来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。 （3）会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地拒绝。 7．文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的？哪些是不合适的？ 参考答案： 合适的话题： （1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题； （2）一般人喜闻乐见的话题； （3）显示地方或民族色彩的话题； （4）比较高雅的话题，如中外名著、展览会等； （5）积极、健康的生活体验的话题。风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话。 不合适的话题包括： （1）应当忌讳的话题； （2）令人不快的话题。过于敏感的话题； （3）自己不甚熟悉的话题。夸耀自己的话题； （4）庸俗的、的话题； （5）不宜谈论的的话题。 8．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 参考答案： 有电子提示系统和人工提示系统。 电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。 人工提示系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备交往提示文件。 9、文员根据单位需要向外或向发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。 参考答案： （1）拟稿。（2）核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。（3）签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。（4）编号。已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。（5）缮印。对已经签发的文件定稿进行眷清、复印或排版印刷。（6）校对。指将文件的眷写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。（7）用印，是指在完成的文件上加盖机关印章。（8）登记。（9）分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。 10．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？ 参考答案： （1）要获得上司的许可；（2）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打给对方的文秘人员以确认。（3）要正确告知对方赴约者的、职务、目的、时间、地点、方式