文秘考试 复习资料.doc

文秘考试复习资料 考试复习资料 秘书学作为一门独立的学科在中国内地产生于20世纪80年代 秘书学能在20世纪80年代兴起的原因 1当代管理科学的发展促进了秘书学的产生 2要改变秘书工作的落后状况必须把秘书学的研究提上日程 3新技术革命浪潮的冲击向秘书学研究提出更高的要求 3秘书监最早出现在东汉桓帝时期秘书一词最早出现于汉代 从服务的对象和经济来源划分可分为公务秘书私人秘书 接打电话的原则与要求表达规范正确 语言简洁高效 保密 注意时间 社会调查的基本类型全面调查 非全面调查典型和重点调查定义及区别典型调查重点调查抽样调查综合调查 7秘书信息工作的基本要求准确 及时 适用 8信息传递的要求迅速 7我国最早的秘书工作萌芽于原始社会末期部落联盟时期我国最早的秘书工作者是史官史官的出现是秘书工作诞生的一个标志我国古代最早的秘书机构是太史竂产生于商朝完善于西周夏朝是我国国家秘书工作产生的标志 8武则天时设匦使院可以说是中国封建王朝中最早受理来信的机构类似于今天的信访工作部门 9南京临时政府于1912年1月还颁布了《公文程式条例》新政权使用令咨呈示状五种新公文 10优化办公环境的原则舒适和谐实用安全 文书档案的保管期限定为永久 长期16-50年 短期15年以下三种 归档时间移交时间一般在第二年上半年一些专门性文件或驻地分散的个别业务单位的文件可推迟至第二年下半年 文书从行文关系上可分为上行文 下行文 平行文 文书按保密等级来分可分为绝密时间不超过30年机密时间不超过20年和秘密时间不超过10年 《办法》规定公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 14函 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作询问和答复问题向有关主管部门请求批准等函的使用范围广泛涉及各方面的公务 4名词解释 秘书根据中华人民共和国原劳动和社会保障部制定的秘书国家职业标准把秘书视为一种职业名称秘书是指专门从事办公室程序性工作协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及实施服务的人员适用一切机关团体从事以及有志从事秘书的人员 秘书机构 广义的秘书机构指承担办文办事信息调研综合协调督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门一般高层称办公厅基层称办公室包括其下属的秘书档案机要调研信访行政督查等部门 狭义的秘书机构指承担以办文办会为主专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门如秘书局秘书处秘书科等 办公环境办公环境是指一定的组织机构的各部门工作所处的自然环境包括空间环境视觉环境听觉环境空气环境健康与安全环境 优化办公环境简言之就是通过对办公室自然环境加以合理的设计 Planning 控制 Controlling 和组织 Organizing 使其达到最优状态 会议简报是会议期间编印的关于会议进行情况的简要报道内容包括代表们在讨论中提出的建议意见和会议决定的事项 调查研究 是指人们在社会实践中对客观的实际情况进行了解和分析研究以认识其本质和发展规律的一种自觉的行动 信息筛选是指从四面八方传来的大量而繁杂的信息中剔除虚假信息失效信息和无效信息从中挑选出有价值的信息 信息加工是指将筛选出来的信息进行提炼使其具有较高质量信息的整理是整个信息工作的核心 立卷 就是将办理完毕的零散文件根据它们之间的联系分门别类的组成一个或数个案卷 归档就是指文书部门将办理完毕的文件材料整理立卷后交档案馆或档案室保存的过程 档案档案法中 就是指过去和现在的国家机构社会组织以及个人从事政治军事经济科学技术文化宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字图表声像等不同形式的历史记录 简答 1如何灵活运用文卷的六个特征 问题特征时间特征名称特征作者特征地区特征通信者特征 问题特征将文件内容反映的同一事件同一人物同一问题或同一工作性质组合在一起其优点是可保持文件的内在联系反映某一问题的全貌又便于查找利用 时间特征将属于同一时间同一年度同一季度同一月度的文件集中组案其优点是便于查考一个单位在不同发展阶段的情况按时间特征组卷对跨年度的文书应视不同情况采取灵活变通的方法 名称特征将文件名称相同或相近的集中立卷文件名称往往是文件效能和作用的反映把名称一致保存时间相近的文种统一立卷其实用价值更佳 作者特征 将同一发文单位的来文统一立卷便于反映本单位的工作与某单位之间的联系也方便查找按此方法立卷需要注意某些联系紧密的文件以不拆散为佳 地区特征将同一地区同一部门的来文组卷这种方法便于反映该地区该部门的情况和对该地区该部门问题的处理一般可用于下属单位的来文 通信者特征 此特征不同于作者特征它指对某一问题形