文书组95年3月07日91教学提纲.ppt

四、簽稿會核單 使用時機：會辦單位有3個(含)以上。 裝訂：於原簽稿或簡簽之上，並加蓋 騎縫章(承辦人職章)。 作法： 承辦單位：於「承辦單位」欄位中表示意見及蓋章，於「會辦單位」欄內註明：如簽稿會核單。 會辦單位：請於本單上表示意見及蓋章。 * * 文書組 95年3月07日 【文書處理入門】 課程大綱 壹、前言 貳、參考資料 參、本校之文書處理流程圖 肆、常用公文類別簡介 伍、公文製作入門 課程大綱 (續) 陸、歸檔作業 柒、稽催作業 捌、公文電子公告欄之使用 玖、相關表格及簿冊之使用 拾、重點提示 貳、參考資料 一、行政院秘書處2005年版『文書處理手冊』 P.4~P.13、P.22~P.29及P.72~P.75 二、捷成公文製作系統技術操作層面、以及 檔案法規等規範。 參、本校之文書處理流程圖 公文處理流程圖 發文簡略流程圖 檔案處理簡略流程圖 公文調卷簡略流程圖 申請公務用印簡略流程圖 一、函使用時機： 上級機關對下級機關 肆、常用公文類別簡介 下級機關對上級機關 同級或不隸屬機關 民眾與機關間 二、函稿擬辦方式： 以稿代簽：案情簡單、例行承轉、文稿內 容一目瞭然之案件。 簽稿併陳：文稿內容須另為析述、說明， 或急需發文而不及先行請示。 先簽後稿：性質重要，必須先行簽准之案 件，如法令增修 、政策或重大 興革。 公務未決階段，而需磋商、徵詢意見或通報時。 三、書函使用時機： 寄送普通文件或書刊。 性質不如函之正式性。 四、開會通知單： Ps.校外人士應附清單書明單位與地址以便寄發。 開會時間、地點、事由、主持人、聯絡電話應正確。 出席者：校外單位或人士，應列於前； 本校單位與人員另起一行列於後。 範例：出席者：中央研究院、李院士○○ 本校人事室、會計室。 五、稿與簽之性質不同： 簽：處理公務表達意見，以供長官瞭解案 情、並作抉擇之依據。 稿：公文之草稿，依機關規定之行政程序 核判後發出。 伍、公文製作入門 受文者： 受文者應標示機關（構）或學校之全銜，如「行政院文化建設委員會」，禁用簡稱「文建會」。 受文者如為不常往來之機關或公司行號，應於上方書寫地址。 請參照文書處理手冊貳、公文製作 附錄1：行政機關公文製作表解 附錄2：法律統一用字表 附錄3：法律統一用語表 附錄4：標點符號用法表 附錄5：公文書橫式書寫數字使用原則 Ps.參考附件p1-p10 公文製作： 公文稿之蓋章原則： 由上而下、由左而右蓋用職章，日期時間標記於職章的右下方如 95.3.15。 注意預留長官核印的空間。 Ps.參考附件p11-p14 最速件：紅色 速 件：綠色 普通件：白色 密 件：黃色 公文夾之使用： 確實依速別套用不同顏色公文夾 速別：希望受文機關 辦理之速別 每一公文夾限放一件公文 公文夾請至保管組領取 陸、歸檔作業 應辦理歸檔之範圍 本校總收公文 本校總發公文 歸檔地點：行政大樓一樓文書組 何時辦理歸檔 收文公文：長官批示後 歸檔時應備文件 公文原件 公文登記簿、冊或自訂表格 歸檔前之注意事項 檢查公文是否有漏判或漏會(簽) 依批示之後續作業 陸、歸檔作業 (續) 歸檔前之填寫項目(一) 分類號及保存年限： 依據：本校檔案分類暨保存年限 區分表 一分類號皆對應一保存年限 陸、歸檔作業 (續) 歸檔前之填寫項目(二) 頁碼： 編寫位置：每頁右下角 順序：先編本文、續編附件 例外狀況：附件已編有頁碼或為書籍型式 例外時之註記：本文有2頁，附件有56頁，於本文第一頁註記為1-58(附件56頁)，第二頁為2-58 陸、歸檔作業 (續) 歸檔前之填寫項目(二) 頁碼： 文件雙面列印者，亦同 發文文稿或發文併歸者，應就現有之頁數編碼 (Ps.不歸檔之附件，勿連續編寫) 陸、歸檔作業 (續) 歸檔前之填寫項目(三) 主併文號： 情況：2件以上之收文公文併件 歸檔 註記位置：首頁正上方 陸、歸檔作業 (續) 方式 由文書組統一製作「逾期未歸檔案件稽催單」發送各單位 承辦單位配合辦理事項(一) 7個工作天內辦理歸檔 上述稽催單註記辦理情形經主管核章後