公司档案管理制度61561.pdf

精品文档 公司档案管理规程 一、总则 1、为加强本公司档案工作， 充分发挥档案作用， 全面提高档案管理水平， 有效地保护及利用档案，特制定本制度。 2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对 公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 3、承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时归档。 工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自 带走或销毁。 二、文件材料的收集管理 1、公司指定行政部门专人负责文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理， 交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办 部门或人员收集。 4、会议文件由行政部门收集。 5、归档的文件材料应为文字文件和电子文件， 归档后的电子文件仅由公 司行政部门的专人保管，部门及个人不可保留。 三、归档范围 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、 会议记录、会议录像等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书等。 3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计 报表等。 。 1欢迎下载 精品文档 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的照片、录音、录像等。 四、归档要求 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的 有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 2、归档的文件种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3、在归档的文件中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与 批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文、电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷。 5、档案文件应区别不同情况进行排列， 密不可分的文件材料应依序排列 在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在 后；其它文件依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统 的排列。 6、案卷封面，应逐项按规定用签字笔书写，字迹要工整、清晰。 五、档案管理人员职责 1、按照有关规定做好文件的收集、整理、分类、归档等工作。 2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。 3、工作人员应当遵纪守法、 忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。 六、档案的使用 1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》， 报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批 准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。 。 2欢迎下载 精品文档 2、档案借阅随借随还；对借出档案，档案管理人员要及时催还，发现损 坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。 3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报， 追求责任。 4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄 或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。 5、必须爱护档案， 保持整洁， 不准在档案材料中写字、 划线或作记号等。 6、不准转借，必须专人专用。 7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理 续