秘书实务第八章上 接待预约来访和未预约来访的客人.ppt

模块二 秘书办事模块 ? [ 模块目标 ] ? 1 、了解办公室日常工作的范畴 ? 2 、熟悉办公室日常工作的处理方法 ? [ 模块过程 ] ? 1 、任务导入 ? 2 、任务分析 ? 3 、知识点分析 ? 4 、任务实施 ? 5 、实训小结 项目二 接待来访个人和团体 任务一 接待预约和未预约的来访个人 ? [ 知识目标 ] ? 1 、迎送来访者的礼节要求 ? 2 、接待的程序及要求 ? 3 、接待记录表的设计要求能够迎送来访者 ? [ 能力目标 ] ? 1 、能够接待来访者； ? 2 、能够设计和填写接待记录表 ? [ 教学重点 ] ? 团体接待和涉外接待 ? [ 教学方法 ] ? 讲授法、示范法、模拟法、案例法 任务导入 ? 天地公司最近几年不断研发新 产品，业务发展迅速，前来洽谈 事务或参观学习的人员不断增多 ，经理秘书高山随时都可能会遇 到各种各样的来访者，今天是 2008 年 8 月 25 日（星期一），高山 上班后查了下工作日志，公司张 总上午 8 点半参加公司重要会议， 10 点半将与华强公司常经理商谈 新开发的电子产品的合作事宜。 ? 正在他忙着准备相关材料和 接待物品时，常经理因工作顺路 提前到了……才送走了客人，又 来了两位要求见经理的其他公司 的人员…… （一） 接待来访的定义 ? 接待来访是商务活动中经常性的一项 工作。特别是日常接待，多是因工作或业 务需要，做临时短暂的来访。不管是有预 约的还是没有预约的，秘书都应诚恳热情 、讲究礼仪、细致周到、按章办事，既要 满足客人的需求，又要树立和维护组织的 形象和利益。 相关知识点分析 平时的准备工作 迎送来访者的礼节 2 、注意事项 接待的程序及要求 （一）做好接待前的准备工作 平时的准备工作 思想心理准备 物质准备 诚恳的态度 合作的精神 业务知识 能力准备 环境准备 迎送来访者的礼节 自我介绍与为他人介绍 握手 互换名片 恭送来访者的礼节 迎送来访者的礼节 ? 注意眼神 ： ? 握手时要注视对方的眼睛，表 示你的诚恳和自信。握手时眼 睛东张西望，传达给别人的意 思是心不在焉、轻视或内心慌 乱。 ? 握手的次序： ? 职位高者、年长者、主人、女 性先伸手。 ? 注意：职位低者、年轻人、客 人、男性则应该马上伸 ? 握手的方法： ? 力度：适中 ? 时间：握上 2 、 3 秒钟即可。 ? 注意：多人相见时不可交叉握 手；握手时应该摘掉手套 迎送来访者的礼节 ? 递名片 ? 一般应是来访者、男性、身份 低者先向被访者、女性、身份高者 先递名片。 ? 递名片时应该站立姿态，双手 持名片，名片上的字正面朝向对方 ，以齐胸的高度递上。 ? 接名片 ? 放置到位。 ? 认真读念。 ? 双手接名片。 接待的程序及要求 ? 接待工作是展示公司 形象，反映企业精神 、企业文化的一项频 繁的商务活动，无论 有预约和没预约的接 待，都有着规范的接 待程序和要求，都要 求在见到客人的第一 时间，应立即做出热 诚欢迎的动作表情 ――“3S”语言，再 区别有预约和未预约 的客人进行接待。