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综合科文件管理制度
1 总则
1.1 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和
发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据公文的有关
规定,结合我办实际,特制定本制度。
1.2 文件管理内容:上级党政机关、上级行业主管部门来文;同级
单位来文;本单位上报下发的各种文件、资料。
1.3 本单位的各类文件(党委和行政)统一由综合科归口管理。
2 收文的管理
2.1 公文的签收
2.1.1 签收文件时,要检查收文单位或收件人姓名无误后再进行签
收。
2.1.2 签收文件时,要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对,
如发现其中一项不对口,应及时报告主管领导。
2.1.3 签收文件应签写姓名并注明时间。
2.2 文件的登记编号:对收到的文件,要分类逐件在收文登记薄上
详细登记。登记项目一般包括:收到日期、顺序编号、来文单位、发
文字号、文件标题。参加各种会议带回的文件、材料,在传达、汇报
结束后应交综合科保管,个人不得存放。
2.3 文件的阅批与分转
2.3.1 凡正式文件应附上“文件处理传阅单”,由综合科根据文件
内容和性质阅签后,由文书分送领导和承办部门阅办,重要文件或急
件应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免
文件积压误事,一般应在当天阅签完。
2.3.2 为加速文件运转,文书就在当天或第二天将文件送到领导和
承办部门,如关系到两个以上部门,应按批示次序依次传阅,最迟不
得超过两天(特殊情况例外)。
2.4 文件的传阅:
2.4.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定,不得将有密级的
文件带回家里阅读或随身携带到公共场所,也不得将文件转借其他人
阅看。
2.4.2 阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交给综
合科,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责,如有领导
“批示”、“拟办意见”,综合科应责成有关部门和人员按文件所提
要求和领导批示办理有关事宜。
2.4.3 文件阅完后,应交给综合科,切忌横传。
3 发文的管理
3.1 综合科负责文件的上报下发,各基层单位和部门一律不得自行
向上、向下发送正式文件。
3.2 发文的范围:凡是以办党政名义上报、下发的各种文件均属发
文范围。
3.3 发文的程序:
3.3.1 各职能部门需要发文,应事先向综合科提出申请。
3.3.2 综合科同意发文后,由职能部门草拟文稿。文搞拟就后,拟
稿人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、
拟稿单位与拟稿人。
3.3.3 部门负责人核稿并签字。
3.3.4 综合科文书对文稿内容、格式进行把关,确定分发或报送份
数,综合科负责人进行审核。
3.3.5 文书将文稿送办领导签发。
3.3.6 经领导批准签发后的文稿交由文书统一编号送打字室打印。
3.3.7 文件打印清样,应由核稿人校对,校对人员应在发文稿上签
名。
3.3.8 文件打完后,由文书向领导请示是否需要在办网站公布,如
果需要,则上传文件。
4 文件的借阅和清退
4.1 文件的借阅
4.1.1 需要留用的文件,需要向综合科办理借阅手续,明确责任人
借阅时间和归还时间。
4.1.2 借阅人必须做好保密工作,不得翻印和复印,不能转借他人,
绝密文件在指定地点阅读。
4.2 文件的清退
4.2.1 文书应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清
退的文件,进行收缴清退工作。如发现文件丢失,必须及时查明原因
和责任者,并如实向领导报告。
4.2.2 清退时要加盖清退戳记,保存好《文件清退单》。
5 文件的立卷归档
5.1 文件归档工作依照《档案法》及时整理(立卷)、归档。
5.2 联合办理的文件,原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他
机关保存复制件和其他形式的文件副本。
5.3 存档时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐
全,保持文件、材料的完整性。
5.4 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则,重要工作、重
要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。
6 文件的销毁
对已不具备归档和存查价值的文件应填写《档案销毁清单》,经综合
科负责人审核批准后,可以销毁。销毁秘密文件应到指定场所,由两
人以上监销,保证不丢失、不漏销。下发至各基层单位、科室的无密
级文件由其自行销毁,并向综合科上报销毁清单。
对于违反文件管理制度并造成影响和损失的人员,视情节轻重,给予
行政处罚和经济处罚,由综合
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