DA-T-14-2012-全宗指南编制规范.pdf

精选文档 DA/T 14-2012 全宗指南编制规范 1 范围 本标准规定了全宗指南的编制细则。 本标准适用于全宗管理机构，包括档案馆和有全宗管理职能的档案室。编制 介绍非全宗形式档案的指南，参照本编制规范。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注 日期的版本适用于本文件。 凡是不注日期的引用文件， 其最新版本 （包括所有的 修改单）适用于本文件。 DA/T 1 —2000 档案工作基本术语 DA/T 3 — 92 档案馆指南编制规范 DA/T 14 — 94 档号编制规则 3 术语和定义 3.1 全宗 fonds 一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。 3.2 全宗号 fonds number 可编辑 精选文档 管理全宗的代码， 由具备全宗管理权限的档案馆按全宗排架或收藏时间顺序 流水编制。 3.3 全宗管理机构 fonds manager 具备全宗管理权限的档案馆或档案室。 3.4 全宗构成者 fonds constituting unit 形成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。也称作立档单位。 3.5 检索工具 finding aid 用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指 南等的统称。 4 全宗指南的结构 为段落式条目信息， 由全宗指南名称、 全宗来源简况、 档案内容与成份介绍、 检索查阅注意事项四部分组成。 5 全宗指南名称 全宗指南名称由全宗号、 全宗构成者的名称 (全称或通用简称 )、“全宗指南”、 起止时间构成，并列成分之间用空格位分开。 例： a ）J211 北京市计划委员会全宗指南 1949 ～1990 年 可编辑 精选文档 b ）R322 钟南山全宗指南 1936 ～2000 年 5.1 全宗号 照录档号四位全宗代码。第一位用汉语拼音字母，后三位用阿拉伯数字。 5.2 全宗构成者的名称 全宗构成者的名称按全称书写，通用简称书写在全称后面的圆括号内。 例： 中共中央纪律检查委员会 (中纪委 ) 联合全宗和汇集全宗的全宗构成者名称从其联合或汇集的全宗构成者实有 名称。 例： 中国共产党广东省高等院校党委 广东省高等教育局 5.2.1 中华人民共和国成立前形成的档案全宗，全宗构成者的名称后应加圆括号注 明的政权名称限定词。 例： a ）教育部（民国） b ）重庆市民政局（民国） c ）外交部 ( 民国汪、伪 ) d ）礼部 (清) e ）端方 ( 清) f ）冯玉祥 ( 民国) 5.2.2 全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗来源简况中。 可编辑 精选文档 5.3 起止时间 涉及全宗构成者和其档案形成的时间跨度标识。一般采用公元纪年表示，使 用“～”连接起止年份。必要时可使用朝年或其它特殊纪年方式表示，亦可以其 一为主，另一为辅，为辅者加圆括号书于为主者正下方。 例 : a ）1928 ～ 1948 b ）光绪三十二年至宣统三年 (1906 ～1911) 6 全宗来源简况 列表登记下列依时间变化，记录和反映全宗来源背景的内容。其顺序为： a ）全宗构成者形成和职能； b ）全宗构成者所有曾用名称； c ）全宗管理机构和全宗档案数量； d