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办公室制度范本 有限责任公司 CX/001-2013 管理文件 办公室管理制度 第一章 总则 第 1 页 共 8 页 有限责任公司 CX/001-2013 管理文件 为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、 制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。 第四章 办公室事务管理 一、 文书管理制度 文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有 执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件 ; 而 文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现 把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。 ( 一 ) 文件 管理制度 第一条 管理要点 1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量， 充分发挥文件在各项工作中的指导作用。 2、 文件管理的范围包括 : 上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文 件、政策指导类文件、各类合同文件等。 3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司 全称及文件性质 ; 正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息 ; 措辞规范，表 达无歧义。 4 、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相 应的文字记录，以备查阅。 第二条 制度规范 1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执 行。 2 、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得 自行向上、向下发送正式文件。 3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发 ; 各部门需 要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行 政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖 章，签发。 4 、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。 第 2 页 共 8 页 有限责任公司 CX/001-2013 管理文件 5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管 理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。 6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程 度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。 7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。 8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资 料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。 9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字 批准，按照文件管理制度进行处理。 第三条 文件管理流程设计 1、 内部文件管理流程 : 起草文件 ?审查编号 ?审批、签发 ?打印文件 ?下发文件 ? 文件存档 2、 外部文件管理流程 : 外部收文 ?文件整理 ?文件存档 ?清退 ?文件存档 ?文件销 毁 3、 借阅流程 : 提出申请，办理手续 ?批准 ?借阅 ?清退 ?文件存档 ?文件销毁 ( 二) 文书管理制度 第一条 管理要点 1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全 性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导 作用。 2、 文书管理范围包括 : 一般性文书 ( 通知、公告、提案意见、会议纪要、总结 汇编 ) 、行政人事部发文文书 ( 学习资料、各类简报 ) 、宣传资料、各类应存档的图 表、其他有关公司的重大事项文书资料。 3、 除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容 可根据文书具体内容进行调整。 4 、 根据文书性质进行编号整理，定期对文书进