供应商审核技巧和流程-(最新版-修订）.ppt

* 审核员的角色（Role of an Auditor） 审核员应做到: 有过培训经历 有相关经验 熟悉审核流程，可独立工作 熟悉合同要求和常规要求 没有不良政治动机 * 审核员的其他素质要求（Role of an Auditor） 具有真正的“客户关注”意识 很好的沟通能力，能够得体表达 能提出品质改善建议 能够达到自我满意 友好，有指导能力，善于深入思考 良好的道德 * 审核小组组长的职责（Role of the Lead Auditor） 审核小组组长应负责监察的每个阶段，具体包括： 评价质量系统中的文件，以确定其充分性 组织并精简考察团队 组织启动和总结会议 化解争议 准备并提交考察报告 * Auditing Technique 审核技巧 * 审核员的行为——应该做的 耐心 尽量按计划进行 使用监察记录表 使用笔记本，做好记录 让其他团队成员协助 明确知道自己考察的目的 * 审核员行为——不该做的 激进（Aggressive） 傲慢（Arrogant） 轻率的给出意见（Pass instant opinion） 迟到（Be late） 思路受被审核者影响（Be side tracked by Auditee） * 提问技巧 开放性问题：比如用谁，什么，怎么，为什么，在哪里等开始。 如：你们的客户投诉主要是哪些？ 封闭性问题：引出简短回答，包括是/不是或其他简短的事实回答。 如：这是你们最近的规格吗？这些是你们的部门管理程序吗？ 引导性问题：具有建议性，监察者通常有自己希望的答案，并希望由供应商来说出。 如：你们将在下周进行检查，对吗？ 沉默性问题：检查者保持沉默，或者用“嗯，啊，哦”等回答，来给供应商更多的时间，给出更深入更全面的回答。 * 聆听技巧 聆听 –用10%的时间来说，90%的时间来听 集中精力，不要走神 及时回应，用语言或非语言 能从情绪上把握回应的效果 不要中途打断，保留建议 保持开放，不可武断 创造聆听氛围 * 信息收集技巧 观察 –寻找事实证据；根据程序文件和作业指导，观察实际发生的事情 记录 -边走边记，不要过于相信你的记忆！ 有技巧的记笔记 复印文件（先征得供应商的同意） 记录会谈内容 在当时和结束会议上，与供应商核实相关内容 * 感觉 如果你习惯于信任你的内在感觉，尊重它 对某些“看起来正确，但感觉不正确”的事情，这也许是唯一的解决之道 如果无法确定客观证据，那就仅仅记录 * 化解冲突 看看供应商如何采取行动，以达到符合标准的要求 * Process of Carrying Out an Audit 考察流程 * 初步准备或者计划 浏览过去的审核报告，以便于: 行程安排 了解客户反馈 所有的内/外部审核发现 做笔记 * 确定审核的目的、范围、准则 明确审核范围 准备所有需要的工作文件: 检查表 审核方和受审方达成一致的要求 法令，食品安全法和相关卫生法要求 质量标准 组织结构图 相关质量体系文件。 复印以上和其他相关资料给审核小组的其它成员（如有）。 * 建立审核追溯(Establish Audit Trail) 审核应该按照工艺和评价系统的流程进行 正向追溯– 从进入某个部门的信息或者产品开始，进行顺势的追溯。 反向追溯 – 从工艺结束点开始，通过在每一阶段的生产和工艺控制管理进行反向追踪确认. 定点检查 –对已经被检查和测试的点，进行详细确认 审核追溯应该关注实际操作和文件记录关联协调的部分，在那些地方容易发生管理真空、控制缺失或重叠。 * 文件应该满足： 及时性和可控性 清晰明白 完整性 符合相关的标准 文件评审（如有必要） * 检查表 作为审核员所使用的书面工具，可有如下作用： 审核指南 记录问题和审核发现 记录客观证据，以判定其是否符合 以后考察的参考 准备检查表（Prepare Checklist） * 召开首次会议（Hold Opening Meeting） 首次会议 的作用： 自我介绍 让参与人员互相熟悉。 达成共识 双方在审核发现上达成共识。 明确审核范围，目的和程序。 简短说明考察程序。 申请防护措施 在危险复杂的工作环境中考察时需要。 告知末次会议的时间 以便于被审核方安排其余下的时间。 * 现场审核实施（Carrying Out the Audit） 确定审核范围 保持敏感—审核，既是科学的又是人性化的。 根据事物发展规律进行趋势和模式判断。 审核管理风险-哪些是危险和关键点？ 被审核方如何定义和解决质量系统中的重要缺陷？ 是否做改进？这些改进有用吗？ * 大家辛苦了 现在我再为大家分享一下供应商审核方面的相关内容 主要为ASQUA审核的