会议室使用及管理流程.doc

会议室使用及管理流程 会议室使用总流程图 部门或个人咨询 经确认后登记在会 至前台领取钥匙 负责会务人员 使用会议室 会议结束 关闭电源 会议室使用情况 议室使用登记簿上 按 6S标准整 锁好门窗 准备会议室 至前台归还钥 一、申请流程 申请使用原则： A：重要会议接待 1、原则上 先申请后使用 ，按申请的先后顺序 1、重要接待需至少提前一天至前台 查询 会议室的使用状况； 2、没有经过申请的部门或个人临时需使用， 2、部门或个人提出 申请，至前台填写 《会议、会谈或培训准备工作明细表》 （详见附一 ），经 用），但 如有冲突，必须先礼让已申请 使用会 使用部门领导签字后前台审查现有会议室使用情况，如有冲突协调更换会议室或调整时间，如无冲突 3、遇公司级紧急或重要会议， 常规会议须礼 登记记录在 《会议室使用登记表》 （详见 附二）上； 调更换会议室； 3、部门或个人 领用钥匙 ，按预约时间使用会议室。 4、后预订者会议 级别相对前预订者更重要， B：常规会议 1、提前半天至前台 查询会议室的使用情况； 2、提出申请 ，经前台登记确认后记录在《会议室使用登记表》上； 3、领用钥匙 ，在预约好的时间内使用会议室。  序（常规会议原则上总经办不负责协调，由会 议室（但须提前协商，方便会务人员提前做会 5、七号会议室 和贵宾室 原则上优先安排给 A级 会议室 优先安排给需要开视频电话会议的接待 人数较多会议用。 二、会议室准备流程 A：重要会议接待 1、根据《会议、会谈或培训准备工作明细单》要求，于客人到达前半小时准备好投影仪、电脑、翻页 器、激光笔、席卡等； 点检白板、白板笔、白板擦、饮水机、挂钟；提前预备水果、茶水、咖啡、餐巾纸、湿巾、烟灰缸、桌花等物品； 2、如遇严寒或酷暑天气时，提前半小时打开会议室内的空调；提前打开饮水机，准备好充足的冷、热水；桌、椅、用品 6S摆放整齐。 3、全天性接待接待人员须于中午休息时间对会议室进行整理和打扫，茶水须重新更换，水果进行添加。 B：常规会议 1、会议室内常规物品 点检 ； 2、桌椅设施设备等 6S准备； 三、会议室使用流程 1、负责会务人员至前台领钥匙，提前打 开门、窗（长期未使用会议室可提前开门窗通风）； 2、需要使用音响、投影设备的，提前安装 调试。 3、部门或个人 使用会议室。 四、会议室使用完毕 1、会议结束 ，按 6S标准整理好会议室；  会议室的准备细则： 1、会议室均由总经办统筹协调安排使用； 2、每日提前做好会议室内卫生清洁，并由总 维护保养等各项日常管理工作； 3、每日常规物品 点检项，按《会议室点检表 4、如需准备特殊物品、食品、饮品或水果等 会议室使用准则： 1、为了提高会议室的使用效率，部门及个人始使用， 超过 30分钟未到达会议室的，总经办（特殊情况须提前说明） 2、使用者应按预约的时间内使用完毕，不许 通知前台申请延时，如在紧接的时间段内已安 超时使用的单位或个人必须离开该会议室，终 3、任何部门或个人在使用会议室期间，必须 严禁私自接拉电源，私自移动设备。 会议室使用完毕后注意事项： 1、会议室 6S整理标准包括：白板檫干净，白 原，地面、室内卫生清洁，空调、饮水机、照 窗锁好等。 2、负责会务人员关闭电源、空调，锁好门、窗，至前台归还钥匙； 窗锁好等。 3、会议室管理人员检查物品、设施、设备及会议室 6S； 2、会议室内所有配置、设备使用后不能带走 不得将会议室的各种设施拿出会议室或转作他 失或损坏，须照价赔偿。 4、下一个预订部门使用。 3、如部门或个人因事临时取消申请，再需使 闭电源 管理员检查 好门窗 使用完毕 归还钥匙 后顺序使用； 使用，可以使用（仍须至前台申请后使 使用会议室的部门或个人。 议须礼让公司级重要会议 接待并由前台协 重要，经相互之间协商后可以调整使用顺 ，由会务人员自己协商）或相互更换会 前做会议室准备工作）。 排给 A级接待或其他重要客户接待； 十号 的接待； 三四楼培训室 一般安排培训或 用； 并由总经办统一安排绿植更换、设备设施 点检表》 （详见附三）一一进行点检； 水果等需提前安排采买。 及个人应在预约的时间到达会议室，并开 总经办有权对会议室的使用权另作安排。 ，不许超时使用。如需延长使用，请及时 内已安排了给公司级或其他部门使用时， 室，终止使用该会议室。 ，必须爱护会议室的设备设施，安全使用， 净，白板笔盖好，桌、椅、设施、设备还 机、照明设备、精密仪器等电源关闭，门、 能带走，任何部门和个人未经办公室同意 转作他用。如因个人原因造成设施设备丢 再需使用时需重新申请。