文秘常识的课件.pptx

;;;;;; 3）值班的组织形式应根据工作需要和人员情况 而定： a.. 设有专门的值班地点，及设专职值班人员 来负责本部门的值班接口工作。 b . 工作人员轮流值班，主要做好非工作时间 及节假日的值班工作。 c. 专职与兼职值班相结合的形式，即白天有 专人值班，晚上由工作人员轮流值班，平 时有专人值班，节假日由工作人员轮流值 班。 ;; 2、 值班工作记录也称值班记录，是值班人员处理 问题的依据。值班记录主要有以下部分组成： 1）值班日志：是将值班过程中接受的任务及完成情 况、收到的各方面的信息及处理情况、备忘事项 等，在有固定格式的记录本上记载下来，以与其 他值班人员交流和事后查考。值班日志应包括： 值班时间、值班人员、事项内容、情况处理等。 2）值班电话记录主要用途有：向领导准确报告、 汇报情况；便于领导批示；留存备查。; 3）电话记录应用专用记录本，不用“牛肉单”式的记 录，不随处乱扔，同时具备以下五方面的要素： 来电时间、来电人姓名/单位/职务；接电话人 姓名；来电内容；领导批示及其他处理情况。 4）电话记录一定要简明、清楚，对人名、地名、数 字必须认真核对并记录，必要时应用录音电话录 音，保留依据。;四、值班工作要求和交接班 1、确立服务思想。即为客户服务，为上级服务，为 各部门各单位或下级服务。则全心全意为公司服 务。 2、具有较高的理论水平和一定的业务能力。值 班工作涉及本部门的方方面面，有时要代表本 部或本单位处理紧急事务，回答上级的问题， 所以一定要熟悉各项业务工作，了解工作开展 的情况和目前存在问题的意见和主张，并能 熟练掌握现代化通讯和办公工具，具备较强的 知识面与接受能力。;;工作督办; （2）督办工作从根本上讲是协助领导检查、跟踪各项 工作执行状况的基础。 3、工作督办的三个方面： （1）重要文件和领导批示落实情况的催办； （2）群众反映、投诉等重大问题的查办； （3）重要工作事项或日常事务的催查落实； 4、督办工作的特点：督办工作，是根据上司的批示 或特殊交办的问题，代表上司或其他领导自上而下 地进行工作，具有以下几方面特点： A、严肃性。查办工作通常是围绕部门的工作为核心 ，依据上司对本部门或其他部门安排或配合协助; 的事项进行一一落实，因而是一项很严肃、纪律性 很强的工作。 B、权威性。工作督办，是上司对下级办理工作情况 检查、督促工作。上级查办或委托查办，下级必须 去办，不能推诿，更不能顶着不办。 C、间接性。督办，是对下面办的情况的检查与督促。 督办者一般不是直接去办理，而是督促工作人员去 办理。有时督办者也要深入下去进行调查，弄清真 相，但了解后还是要催促相关工作人员去办理。 D、具体性和典型性。督办工作不普遍指导或号召，而 是对具体事项的检查进行办理。但是查办工作又往;; 2）督办工作是部门文职人员发挥参谋助手作用的重要 方面。通过工作检查，不仅能协助上司抓好各项工 作的贯彻落实，还可以根据实际情况发现工作的不 完善之处，及时提出修正或改变运作，供上司参考 ，这就起到了参谋助手的作用。如果