国家秘书资格的考试培训的资料.ppt

国家秘书资格考证培训 ■事务管理 讲授:师大文学院 事务管理 办公环境管理 二、办公室日常事务管理 ■三、办公用品和设备管理 、信息管理 、办公环境管理 办公环境,或称办公室环境。 广义是指一定组织机构的所有成 员所处的大环境。 狭义是指一定组织机构的秘书部 门工作所处的环境。 办公环境包括硬环境、软环境两大要素。 令硬环境包括办公室(含会客室、接待室)内 的空气、光线、颜色、办公设备及室内布置 等外在条件。要求: 1、在会客室或办公室摆放一些鲜花或绿色 植物; 2、做好室内通风和温湿度的调节 3、防止光线太弱或过强; ÷4、保持室内整洁和安全。 令(1)保持台面、地面、办公设备、家具、窗帘、墙 壁及门窗等处清洁; (2)保持办公桌面整洁、美观,不放置个人生活用 令(3)电话按键与听筒及电脑键盘经常用酒精消毒; 令(4)保持电脑、电话等办公自动化设备的线路安全 整齐; 令(5)及时清理来访者用过的茶具并重新摆好; 令(6)报刊、资料、文件要及时分类整理,文件夹要 贴上标签,保密文件和不常用文件应放置于文件柜中 令(7)下班前检查电脑等是否关闭电源,抽屉、文件 柜、门窗是否锁好。 学习目标: 1、布置办公室方法; 2、了解办公环境安全隐患; 3、掌握排除隐患方法; 4、正确选择办公的模式; 5、合理进行办公室的布置。 情景叙述 ■宏远公司总经理助理高叶办公室,电脑 和打印机摆放有序。高叶着便装坐在办 公桌前办公。办公桌上摆放着电话、名 片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹, 身后的椅子上也摆放着一堆文件 令根据以上情景叙述,我们可以对高叶的工作环境、 出如下判断 办公室内缺少绿色植物,错; 2.办公室内环境自然,能用窗帘遮住强光,对 3.将电脑、打印机等用电设备放置在一起,便于 电源接线和管理,对; 4.办公桌未加整理,桌上、椅子上堆放文件,错; (一)合理布置办公室 1、布置办公室的基本要求P107 2、布置办公室的三大原则P108 3、办公室布置的具体要求P109 (二)营造健康、安全的办公环境 个良好的工作环境,有利于组织 的对外形象塑造,有利于提高秘书 的工作效率。 ■在维护和建设良好的工作环境中, 要遵循“安全第一,预防为主”的 方针。