经典高效会议管理(标准版).ppt

2.会议中的原因(续) 9.与会者之间交头接耳。 10.与会者不表明真正感受 或意见。 11.与会者之间争论。 12.与会者与主席争论。 13.视听器材发生故障。 14.与会者欠缺热心。 15.会议超出预定时间。 16.主席未能总结会议成果。 最新. * 3.会议后的原因 1.欠缺会议记录。 2.不能对决议事项进行追踪。 3.不能对会议成败得失进行检讨。 4.不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。 5.与会者对会议感到不满。 最新. * 练习题 12月16日,客户将50个样品速递到新华公司后,要求新华公司尽快按照样品的形状生产1000万产品,并于2月26日交货. 公司接到如此大的订单有喜有忧,喜的是这笔订单完成交货后可以为公司带来800万元的利润.忧的是: 在短短的10天内做不出1000万产品,总经理召集各部门主管开会,要求业务,生管,制造,品管,研发,采购,工程等部门全力配合,完成生产任务和准时交货. 请问:假如你是总经理, 你打算如何召开这次会议? 最新. * 六、高效率的会议管理技巧 会前：会前准备工作 要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备工作。很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导致低质量的讨论过程。 会中：议事过程 是会议的主体及核心部分，此部分在无特殊情况下应尽量按照事先的议程安排进行，以保证会议的高效率进行。 会后：决议追踪 会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的工作，并作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行汇报。 最新. * 1.会前准备清单 开会目的是否清楚； 决定与会者名单； 决定由谁来担任会议主席与会议记录者； 决定会议时间、长度与会议地点； 准备好会议所需辅助设备； 决定哪些与会者该做简报与何时做； 暂定的会议议程是否涵盖所要讨论的事项，并把议程事先发给与会者； 分发开会通知。 切记:会前准备失败了,就意味着准备失败! 最新. * 时间: 12月16日上午11点 地点: 公司大会议室 1、（11：00）任命一位会议主席 2、（11：10）为缺席致歉 3、（11：15）批准上次会议备忘录 4、（11：30）上次会议提出的事项 5、（11：45）讨论联络事宜 （12：00）会间休息 6、（12：15）财务事项 7、（12：45）特别事宜 8、（13：15）下次会议细节 例:会议议程 最新. * (1)会议人员依目的而定，尽是减少参加人数 （5~12人为宜），明确会议目的。 (2)事先分送议程、议题或草案，以使参加人员 有所准备。 (3)出席率管制及迟到之管制，代理人应尽避免。 (4)选定最适当的时间、日期、地点（场所）。 (5)主席预估会议可能的状况及结果。 (6)个人接触之应用（会前之沟通）。 (7)指定专人记录和签到。 (8)主席报告本议案和与会人员之关系，及回应会中应决定的问题。 2．会议前的要领 最新. * (1)准時开会，准時散会。 (2)遵守制度，避免离席。 (3)会议目的，人人清楚。 (4)充分参与，全员发言。 (5)发表意見，条理清楚。 (6)不推責任，不诽他人。 (7)发生争辩，设法缓和。 3．会议进行中的要领 最新. * (8) 掌握议程，按部就班。 (9) 集中主題，不谈废话。 (10 时间太长，中途休息。 (11)集中精力，减少走动。 (12)相关事项，作好記录。 (13)议题结论，复述一遍。 (14)达成共议，分配工作。 3．会议进行中的要领 (续) 最新. * 4.会议参考流程 导言： 主席开场白 讨论过程： 理清问题所在并整理出头绪，找到相应对策并达成共识。 1、找出并分析问题的原因：分别是（1）…（2）…（3）… … （主席确认以上原因各与会者都无异议，再进行下一步骤）。 2、商讨并列出可能的对策：分别是（1）…（2）…（3）… … （主席确认以上原因都已详细讨论，再进行下一步骤）。 3、比较第二步所列对策，对其进行评估，看何者最符合原议事目标，并达成决议、确定对策（1）…（2）…（3）… … 结论： 1、请会议记录者重述已达成的决议； 2、询问与会者有无异议； 3、确认工作分配完成并已记录妥当。 最新. * 5.主席的几大职责 1、营造和谐的气氛； 2、控制讨论方向，使会议照议程进行； 3、正确总结各段落或议题的讨论内容； 4、引导发言者解释令人困惑的发言； 5、尊重少数人的意见，避免会中意见一边倒的情况； 6、减少与议题无关的争辩与讨论； 最新. * A 6.控制会议---读出消极信号 B C A 最新. * A