九等秘书（2020年10月整理）.pdf

九等秘书 总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下，什么是任务？ 什么是结果？通知到的所有参会的人员。然后秘书自己也参加会议来做服务，这 是“任务”。但我们想要的结果是什么呢？下面是一至九段秘书的不同做法。 一段秘书的做法：发通知--用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备 相关会议用品。并参加会议。 二段秘书的做法：抓落实--发通知后，再打一遍电话与参会的人确认，确保 每个人被及时通知到。 三段秘书的做法：重检查--发通知，落实到人后，第二天在会前30 分钟提醒 与参会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给 总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参 加会议留下时间。 四段秘书的做法：勤准备--发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用 到的投影，电脑等工具是否工作正常。并在会议室门上贴上小条：此会议室明天 几点到几点有会议。 五段秘书的做法：细准备--发通知。落实到人，会前通知，也测试了设备， 还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发过去与 这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对 过去一些决定了的事。或者记不清的事争吵）。 六段秘书的做法：做记录--发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也 提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下， 做个录音备份）。 七段秘书：发记录--会后整理好会议记录（录音）给总经理。然后请示总经 理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。 八段秘书的做法：定责任--将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关 责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录。交给总经理与当事人一人一份。 并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理 1 九段秘书的做法：做流程--把上述过程做成标准的“会议“流程，让任何一 个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖与任何人 的会议服务体系！ 从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出。由于对结果的追求程 度不同，秘书的工作内容也发生了很大的变化。 2