九级秘书(初入职场必学)（2020年10月整理）.pdf

九 级 秘 书 总经理要求秘书安排 一个在明天9 点召开的重要会议。 如果您是这位秘书, 请用5 个W 问问自己, 想想您将怎样组织这场会 议? What When Who Where How • 一级秘书：发通知――用电子邮件或在公告栏上发会议通知， 然后到会议室，准备相关会议用品，并参加会议。 • 二级秘书：抓落实――发通知之后，再打一通电话与参与的人 确认，确保每一个人被及时通知到。 • 三级秘书：重检查――发通知，落实到人后，第二天在会议前 三十分钟提醒与会者参会。确定有没有变动，对临时有急事不 能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉 1 会议的缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须为会议重 新安排时间。 • 四级秘书：勤准备――发通知与总经理沟通定出会议议程，落 实到人，会前通知，也测试了设备，投影仪，电脑等工具。并 在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。 • 五级秘书：细准备――发通知以及会议议程，落实到人，会前 通知，也测试了设备，还先了解这会议的性质是什么？然后给 与会者发出过去与这次会议议题相关的资料，供大家参考。领 导通常都很健忘，记不得相关背景。 • 六级秘书：做记录――发通知，落实到人，会前通知，会议议 程，测试设备，也提供相关资料，还会在会议中详细做好会议 记录（在允许的情况下，做个录音备份）。 • 七级秘书：发记录――会后整理好会议记录给总经理，然后请 示总经理是否做任何修改，然后发给与会人士或者未参与会的 人士。 • 八级秘书：定责任――将会议上确定的各项任务，一对一落实 到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给 2 总经理及当事人一人一份，并定期跟踪各项任务完成的情况， 并及时汇报给总经理。 • 九级秘书：做流程――把上述过程做成标准化的“会议”流程， 然后教会其他秘书，确定其他秘书都可以根据这个流程，把会 议服务的结果做到九段，形成不依赖任何人的会议服务流程体 系。 • 请问你会给一级和九级秘书同样的钱吗？ 3