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基础资料档案管理制度 为加强本部门基础资料档案管理工作，充分发挥资料档案作用，全面提高资料档案管理水平，有效地保护及利用资料档案，为公司发展服务，特制定本制度。 一、文件材料的收集管理 基础资料档案是部门从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 1、基础资料档案收集管理工作由个站场、班组负责。依据文件内容不同，文件材料分为办公档案、财务档案和工程技术类、基础资料档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，经部门负责人审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集、归档。 二、归档范围 1、办公档案包括：公司的通知、报告、决议、总结、会议记录、总结、请示、批复、统计报表及简报、人事档案、工资发放表、员工考勤记录、合同等；各类经营类材料和电子文件等。 2、财务档案包括：与业务单位和公司内部业务往来的各类发票、凭证、财务报告等财务资料。 3、工程技术类档案包括：本公司与有关单位签订的合同、协议书、技术方案、图纸等文件材料。 4基础资料档案包括：各种分析记录，运行记录、监护记录、维修记录等原始第一手资料。 三、归档要求 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管与利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 4、不同年度的文件应按照年度存放立卷，档案归档后，应建立索引，索引须放置各档案盒的首页，索引须标明文件名称、文号（或合同号）、份数等信息。 5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 四、档案管理人员职责 1、做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 2、按照归档范围、要求，将文件材料及时归档。 3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，维护公司档案的完整与安全。 五、基础资料档案的利用 1、资料档案只有公司内部人员可以借阅使用，借阅人员必须填写《档案借阅使用登记表》。 2、对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报公司领导处理。 3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究相关人员责任。 4、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 5、不准转借，必须专人专用。 6、档案用毕及时归还，并办理还阅登记。