第四章口头沟通地方式.pdf

第四章 一、口头沟通的方式 口头沟通是指人们互相交谈。 这意味着接收者必须听到信息、 理解信息， 然后对信息进 行评价以做出决策，最后作出反馈。这些都是很难的技能，很多信息容易被遗忘或者忽略。 最佳的方法是对口头沟通时的交谈内容做记录。 1、面对面交流 面对面交流是指人们进行互相间的交流， 是组织中最常见的传递信息的方式， 它产生于 正式会议和非正式会议的过程中。 2、电话交流 电话交流涉及内部或外部沟通。 较之写信或开会， 电话交流可以节省大量的时间。 一个 典型的电话接听规定可能涵盖： （1）总是迅速的接听电话 （2 ）礼貌的问候对方并给出公司的名称 （3）礼貌的询问对方需要怎样的帮助 （4 ）表述清晰 （5）快速处理来电或者把他们转给能够提供合适答复的某个人 （6）确保手头有笔，以备必要时记录下谈话细节 同样，打电话也很重要，但是必须有效，因此有必要记住以下几点： （1）在打电话前确保你知道自己想说什么 （2 ）准备好所有需要的信息 （3）知道你想与谁说话 （4 ）说话简明扼要 （5）如果要找的人不在，留言须清楚 3、非正式会面 就口头沟通而言，当人们相互之间只是偶遇并开始交谈，或者被临时叫去讨论某事时， 非正式会面就产生了。 非正式会面很少有会议议程， 也很少有会议记录。 这样的会面可能会 在餐息时继续。 非正式会面或交谈中所涉及的内容或信息往往会被传递给其他人。 这种信息 也就是人们所称的小道消息或者传闻。这种信息有时可能是不准确的。 4、面谈和其他正式会议 大多数召开正式会议的理由包括： （1）设立目标 （2 ）监控进度 （3）交流意见 （4 ）讨论观点 （5 ）向员工征求意见 或建议 （6）制定计划 （7）作出决策 （8）告知所做出的决策 5、非正式会议 主管或经理会定期与其管理团队见面， 讨论任何被提及的问题。 如果这些会议定期举行， 那就需要进行双向沟通。这种开放式讨论的指导性原则包括： （1）有高层管理者的参与 （2 ）任何要求采取行动的领域应该在会议一开始进行讨论 （3）这种开放式讨论应该定期举行有必要让各层级成员参加这类会议 （4 ）每位与会者都可以畅所欲言 二、影响口头沟通的因素 1、说话的语气 我们说话的方式赋予我们所用词语以表情、 强调、 含义和趣味。 我们说话的方式在很大 程度上决定了我们能否获得听众的关注。 显然， 我们说话的语气可以改变说话的重点， 而且 可以很容易揭示出我们是生气还是高兴， 是担忧还是具有说服力。 通常我们说话的语气自然 与我们所用的词语相联系。 若某个人什么都没说，或说得很少，这可能表明： （1）那个人对谈话主题颇感不适 （2 ）那个人正竭力思考以做出合适的回应 （3）他们出于礼貌没有表明其真实的观点 2、语言 3、倾听技巧 有效的倾听技巧能力不仅应包括听到他人说了什么， 还应包括听懂这些话， 理解说话时 的语气，甚至他人使用的术语。 这要求高度的专心，同时融合肢体语言、目光接触和思想集 中等各个方面。 倾听技能需要大量的实践， 检测你是否是一名有效的倾听者的最终标准： 在 根本无需询问的情况下，你就能够完全理解他人实际说了些什么。 当我们倾听时，我们应能： （1）提问 （2 ）记录所说的话 （3）理解讲话人说话的真正含义 4、提问方式 作为一种高效的沟通技能，提问技巧具有诸多好处：