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1、【概念最新资料 ,Word 版,可自由编辑!】 医院综合档案是指医院在发展过程中各职能部门及临床各科室在其 职能和业务活动中所形成、积累和归档保存的各门类和载体档案信息的 总称。包括所有的文书档案、会计档案、科研档案、教学档案、设备档 案、基建档案、荣誉实物档案、声像档案、照片档案等在内的各类档 案。
二、具体实施办法
基础设施( 参照国家标准档案室标准建设)
1、库房 阅览室、办公室三分开。
2、满足管理需要,预留空间( 15 年左右)
3、档案库房要达到八方要求:
4、各种配套设施,即:计算机、空调、密集架、去湿机、防磁柜、 温湿度计、加湿器,
人员配置及组织机构
设综合档案室,可为院办的二级科室。配备专职档案管理人员 1 名 各科室配备兼职档案工作人员。
主要职责: 制定本院档案工作规章制度,监督、指导、检查执行情 况。 负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全院各类档案及 有关资料,培训全院专、兼职档案。
信息化配套设施 充分发挥信息技术优势,对医院电子记录的各类信息进行分类管理 并加以综合利用,便于调阅和获取有价值的信息,使医院综合档案价值 得到最大化利用,职能部门和临床一线科室散落有许多重要珍贵的文件 资料,给医院管理工作带来诸多不利。对医院综合档案进行信息化管 理,
1、设备包括计算机、打印机、扫描仪、数码摄像机、复印机
2、软件配备 除了包括常规的操作系统、各种语言处理系统和应用 软件等, 最重要的是结合医院室藏档案的特点定制一套实用的档案管理系 统。
人员保障 档案的数字化工作需要大量的人力物力的投入准备 , 档案 管理人员必须在具有专业的档案工作知识的基础上 , 努力掌握计算机技 术、信息管理技术、网络技术及多媒体技术 , 改善知识结构 ,为医院数字 化档案的发展奠定坚实的基础。
制度保障 为使数字化档医院综合档案室的数字化建设 组织实施档案的信息化建设,负责电子文件归档和电子档案的规范 化管理;编制检索工具、编研档案史料和参考资料,多形式深层次开发 档案信息资源;明确档案工作岗位职责,对全校专(兼)职工作人员和有 关业务人员进行档案业务培训 ; 统一管理本校各部门的档案工作,根据国 家有关规定和标准确定本校档案工作的归档范围、分类标准、保管期限 和整理规则,负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管、开放和利用 全校综合性档案及有关资料;组织实施档案的信息化建设,负责电子文 件归档和电子档案的规范化管理;编制检索工具、编研档案史料和参考 资料,多形式深层次开发档案信息资源;明确档案工作岗位职责,
3、实施方案参照 第一阶段(2月上旬?5月底):动员准备阶段。 制定我局档案工作争创省二级目标管理实施方案;调整充实我局档案管理工作 领导小组;召开有关人员会议,部署档案目标管理认定工作。组织小组成员认 真学习《中华人民共和国档案法》等文件,组织到兄弟单位参观学习,提高对 档案管理升级工作重要性的认识。同时邀请市档案局指导科老师来我局讲授有 关档案业务知识,对我局档案达标工作进行指导,发现不足和需要改进的地 方,及早准备,制定整改完善措施。
第二阶段( 6 月上旬? 9月底) :收集整理阶段。 根据档案类别,实行分块操作。
文书档案。由局综合档案室负责,各部门按照要求将本科室业务工作中形成 的材料收集整理移交局综合档案室,移交时间不得超过 2011年5月底。
综合材料
会计档案。由局财务科负责,截止 2009 年的财务档案及各年年报电子版, 2011年9 月底前整理完毕,编制电子案卷目录交档案室。
科技类档案。由工程科、档案室负责工程档案的归档和数字化备份。 2011年
9月底前交档案室。
声像、实物档案。由各科室、档案室共同负责,各科室负责整理好本科室的
声像档案,编目,填写说明。实物档案统一移交档案室, 2011年 9月底前完成
收集整理。
因档案工作繁琐,信息录入量较大,决定采取集中整理和分散录入相结合的方 式,各科室要尽力配合,工作分配量化到人,保证按时保质保量地完成工作任 务。
第三阶段( 10月上旬? 10月底) :自检补差阶段。 我局档案管理领导小组根据《省机关档案工作目标管理审计认定自检评分表》 进行自检打分,对自检中存在的问题进行认真补课。邀请市档案局到我局指导 档案工作,进行预检,并根据提出的意见及时落实整改。办公室负责自检工作 安排及有关材料的准备。
第四阶段( 11月上旬):申报验收阶段。
申报。按照省二级标准,组织撰写申报省二级档案管理的申请报告、自检报 告(主要包括我局概况,开展档案工作目标管理的措施及自我评价等)、我局 档案工作基本情况登记表、自我检查评分表。
验收。根据预检中发现的不足,限期落实整改,在各项工作准备就绪后,最 终接受市档案局的考核验收。力争在 2011年11
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