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XX集团员工出差管理规定
总则
制定目的
为进一步规范对员工出差的管理,制定本规定。
适用范围
集团总部所有员工,不包含外派常驻分、子公司的员工。
出差审批
员工出差当天往返者,由直接上级批准。
员工出差外地一天以上者,需事先填写《出差申请单》,并按下列程序审批:
部门员工:报部门总经理或总监批准。
部门总监、总经理:报直接主管审核,总经理批准。
如因上级领导外出等原因不能亲自签名审批时,应打电话请示同意后方可出差,并事后补签《出差申请单》。
员工凭《出差申请单》订购机票,及到财务部报销差旅费用。
出差返回后应及时通报上级领导,并到财务部清算差旅费用。
交通工具
部门副总监以下级别人员出差600公里以内者,一般乘坐火车或汽车,600公里以上的,一般乘坐飞机。部门副总监及以上人员可自行选择交通工具。
集团副总裁及以上级别人员可乘坐飞机商务舱或头等舱,乘坐火车时可乘坐软卧;其他员工乘坐飞机时应选择普通舱,乘坐火车时可乘坐硬卧。
员工出差,出发时公司安排车辆送往机场或车站。集团副总裁及以上级别人员出差返回时,由公司安排车辆接飞机(或火车、汽车)。其他员工出差返回时,如两人或两人以上同时到达,公司安排车辆接飞机,如为一人,公司原则上不安排车辆,员工乘坐机场巴士到市区,从市区到家或公司的路程可乘坐的士。如一人携带大件物品等特殊情况,公司可安排车辆。
出差费用
费用标准
员工在出差过程中实际发生的交通费用、住宿费用、伙食费用,按照公司规定的标准和流程予以报销。具体标准见附件《国内差旅费报销标准表》。
员工出差期间如有家人、朋友等提供住宿,没有发生酒店住宿费用,则员工可按照住宿标准的50%报销,但需提供出差地、出差期间的发票。
不同职级员工共同出差,如共同用餐,可按高职级人员的餐费标准报销,超出部分,共同分担。
不同职级员工共同出差,如使用相同交通工具,又不便分别报销的,可按照高职级人员的交通费标准报销,超出部分,共同负担。
《国内差旅费报销标准表》规定的交通费标准不包含往返机场、车站的交通费用。出差人员从市区往返机场、车站的交通费实报实销。3人以内同行的,乘坐的士时应乘坐同一辆,由其中一人凭票报销。
如预计出差费用较大,可在办理出差审批的同时向公司申请预借款。
不予报销项目
由分、子公司或其他单位接待伙食、住宿或交通者,差旅费报销时由出差人注明,不再报销相关费用。
因会议、培训、考察等活动出差,伙食、住宿或交通由会议、培训、考察统一支付的,差旅费报销时由出差人注明,不再报销相关费用。
未经集团领导批准,出差时间、地点与《出差申请单》不符,或办理非工作事务,所发生的费用公司不予报销。出差时有因私的绕行,所多发生的费用由本人自理,公司不予报销。
出差人员因游览或非因工作需要而开支的一切费用,公司不予报销。
出差住宿原则上安排快捷酒店或同档次酒店,如有商务需要住宿超出标准的酒店,必须经集团总裁批准后方可报销超出费用。
报销流程
员工出差费用根据集团规定的标准凭票报销,不以现金补贴的形式发放。标准之内的实报实销,超出标准的由本人承担。
员工报销须提供出差期间实际发生的交通、住宿、伙食支出的合法票据,并在每张票据背面简要注明用途,多名同事共同发生的费用,还需注明所有同事的姓名。
报销流程:
部门员工:员工填写报销单并附票据和批准的《出差申请单》?部门总经理或总监审核?财务部审核?总裁审批?财务部处理。
部门总经理、总监:填写报销单并附票据和批准的《出差申请单》?财务部审核?总裁审批?财务部处理。
一次出差完成后,同行出差的各位员工应分别将各自的报销单填写完整后,统一由一名员工交财务部处理。
其他
出差期间发生的招待费、礼品费等不属于差旅费范畴的费用,根据公司费用管理办法处理。
严格禁止弄虚作假、虚报冒领行为,如有发生,一经查实,将不予报销相关支出,并将已报销部分追回。同时,公司将根据情节给予处罚。
附则:
本规定由集团行政部负责解释。
本规定从二○○七年七月一日起执行,其它制度中与本规定相冲突的条款同时废止。
附件:
出差申请单
出差报销单
国内差旅费报销标准表
附件1:
出 差 申 请 单
出 差 人
岗位
部 门
出 差 时 间
预计出发时间
预计返回时间
共 计
年 月 日
年 月 日
日
同行员工
岗位
部 门
出
差
目
的
日 期
地 点
事 由
交通工具
预借款
部门负责人
分管副总裁
集团总裁
销差时间
年 月 日
共计
天
申请人
注:1、此单应在出差前按照集团《出差管理规定》的规定填写。
2、凭此单向行政部申请预定机票、车票;报销出差费用时须附此单。
附件2:
差旅费报销单
出差人:
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