企业采购业务内部控制体系建设构想.doc

企业采购业务内部控制体系建设构想 　　杨大建 　　摘要玻璃容器是世界公认的最安全的、最优异的食品包装容器。近年来，该行业呈现出全面规模扩张型的低水平重复建设态势，导致结构性产能过剩，从而形成互相压低产品价格进行竞争的恶性循环。2020年，餐饮、娱乐等消费场景需求急剧下降，更让市场竞争变得异常激烈。本文以X企业为例，探索其采购业务内控管理存在的问题，提出完善采购业务内控体系建设的构想，旨在为同类型企业优化采购业务内控流程提供借鉴。 　　关键词包装企业采购管理内控建设 　　一、玻璃（瓶罐）包装企业加强采购业务内控管理的现实意义 　　玻璃容器广泛用于啤酒、饮料、调味品等食品、饮料的包装，该行业具有连续作业的生产特征，效率決定效益的商业模式，时间就是金钱。但因自身艰苦作业的客观条件，企业普遍缺乏人才，系统管理能力不足。因此，在当前复杂的经济环境中，企业要实现长远的发展，必须不断变革，提升系统能力。 　　该行业原料成本占总成本比重较大，适质、适量、适价、适地、适时获取最优采购成本，是降低企业经营成本最直接、最有效的路径。采购流程包括编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制等诸多环节，失误或舞弊现象发生的概率较大。因此，建立健全采购业务内部控制体系，不仅可有效保证采购管理目标的实现，还在提高企业的系统运营管理能力方面，起着十分重要的示范作用，具有极其重要的现实意义。 　　二、X企业采购环节内控管理存在的主要问题 　　（一）变革的基因尚不完备 　　合资公司X企业由A、B企业共同出资设立，A企业主营平板玻璃，创始人集权领导，个人进行快速决策，事无巨细，亲力亲为，有较好的经营效益，但标准化、流程化、制度化、信息化的系统管理较弱。X企业作为合资企业，其战略计划还是以此为起点，凭借技术领先、管理领先的优势，迅速扩大规模，成为行业龙头。鉴于团队成员来自五湖四海，各种惯性思维客观存在，必须统一思想，统一认识，为企业快速成长植入裂变的基因。 　　（二）不相容职责未分离 　　企业的采购任务由供销部负责，采购经理全面负责供应商资格评定、供应商选择、采购询价、比价、合同拟定、货源分配、付款申请等工作，相关业务直接向总经理报告。但由于缺乏权力与责任的制衡，采购环节中的失误、舞弊事件，几乎不可避免。 　　（三）采购人员综合素养有待提升 　　采购人员的专业程度、个人道德观、工作能力、价值观等，会极大地影响企业采购业务的效率和质量。现阶段，大部分企业都不可避免地将亲疏关系作为用人的标准，也没有对采购员进行系统的培训，在无形中提高了管理风险。 　　（四）内部信息沟通系统不健全 　　oA（办公自动化）系统、ERP进销存等信息管理系统尚不健全，内部信息沟通以微信、电话为主，口头指令常态化，信息失真可能性较大。采购需求、采购计划、合同订单、入库验收、结算付款等作业在线下传递审批，原始记录没有“一一对应”匹配传递审核。信息系统与业务运行脱节，ERP成为财务记账的辅助工具，各级管理人员和财务部门，无法动态了解业务执行的过程，“信息孤岛”现象明显，没有利用信息系统进行有效管控。 　　（五）采购标准不明确、流程不规范、制度不完善 　　目前，成文的流程、制度和作业标准尚不明确。如物资编码、物资名称、客户编码、客户名称等基础信息的维护，预算管理、计划管理、供应商管理、招投标管理、合同管理、质量验收标准不明确，资产盘点等核心业务尚未有成文制度进行管控，给采购业务的风险控制带来了巨大的挑战。而且由于内部风险管理存在问题，内部监督职能权责尚不清晰，内部监督机制尚不健全，监督管理不成体系，监督管理力度不够。 　　三、X企业采购内部控制体系建设构想 　　（一）培养自我变革思维，营造改善革新氛围 　　任何变革的首要工作是做好认知准备。思维模式是企业变革创新的基因，在当前的经济环境下，过去的所有经验可能对我们都不再有效，要让员工认识到，改变不是因为你做得不好，而是因为环境变化了。无论是企业还是个体，唯有从内心接受变化的客观存在，唯有不断学习创新，才能赢得美好未来。 　　（二）运用清单管理工具加强应用 　　企业采购内控体系的建设涉及大量复杂的业务活动，如何克服经验判断，了解核心要素，分析要素的相关性和流程顺序，辨识关键控制点，实现全面、有效的控制并兼顾成本效益呢？哈佛大学医学院的阿图.葛文教授将清单管理视为一场捍卫安全和正确的革命。笔者认为，在内控建设中应该运用精益思维，运用清单工具，绘制高效、简洁、清晰的表单，化繁为简，使表单内容一目了然，这不失为一种加强管理应用的有效手段。 　　1.物料清单管理。首先，依据设计方案，完成物料选型后，应对物料统一编码与命名，并实施归口统一管理。其次，进行多维度归类标识，如按物料用途将物料