胜意TMC系统OA对接标准实施方案.docx

. . OA 对接方案 修订记录 日期 修订 修改 修改描述 作者 版本 章节 2016-04-18 V1.0 新增 易言 一、业务背景 当企业的出差费用达到一定规模时， 一般都需要与差旅服务商合作实行差旅管理，起到控制成本的作用。差旅服务商能够解决行程预订及服务方面的问题， 但企业本身对于员工出差和报销都有内部流程管控，并且都有一套标准的 OA系统来实现出差申请和审批，由于企业内部的 OA系统与差旅服务商的预订系统分别独立，员工出差的信息无法实时在线地通知服务商， 在实施差旅服务的过程中，还需要进行线下沟通， 导致双方的工作成本增加； 另一方面，由于出差计划没有进入到服务商的系统， 实际的行程预订是否按照出差申请的计划来执行， 也无法管控；再者由于出差计划与实际行程没有关联， 员工在报销时， 财务无法判断员工的此次报销是否合理。 如果能够将出差的计划 （OA）与实际的行程预订 ( 差旅服务商 ) 进行无缝对接，将极大的减少双方人工成本，并彻底解决出差计划与实际行程脱节所带来的各种问题。 二、对接的好处 1、减少双方线下沟通和人力成本； 1.1 原来员工出差申请审批通过之后，还需要把出差申请通过邮件或附 件的方式传递给服务商，再电话通知服务商预订。对接之后，出差审批信息 直接对接到服务商的系统， 员工也可以直接单点登录到服务商的系统进行预 订。 1.2 企业差旅相关信息的异动，如组织架构、人员、成本中心、项目等。 如果不进行系统对接，这些信息如果有变化，都需要线下通知服务商来进行 word 版本 . . 维护，一是不及时，二是维护成本太大。 2、出差行为得到管控； 实现 OA对接之后，员工的预订行为受出差计划的控制，不会出现行程与 计划不符的情况。 3、财务报销清楚，有凭有据； 对接之后，员工每一次的预订和出票信息都能够返回到 OA 系统中，这 样可以实现实际的行程费用与出差计划进行绑定，财务核销时，可以结合计 划与实际行程来判断员工报销的真实性。 4、信息实时同步，确保服务顺畅。 包括部门人员信息、成本中心、项目等信息的实时同步； 4.1 员工的入离职是频繁发生的行为，这些信息需要及时地通知到服务 商，否则及容易产生损失，比如员工已经离职，但服务商不知道，可能还会按公 司欠款进行出票；或者是新入职的员工，服务商这边不知道的情况下不给出票， 影响到员工的出行。 4.2 成本中心、项目等其他信息也需要及时地同步，员工每笔出差费用 都能明确的归属，确认财务能够清楚地核销。 三、技术对接方案 1、业务流程图： word 版本 出差预订流程 请 申 差 出  . . OA 系统 TMC 系统 开始 填写出差申请 提交送审 批 审 单 请 申 息 信 批 审 证 验 订 预  写入出差 领导审批通过 调用 tmc 系统接口 审批信息 行程预订 单点登录 验证审批信息 验证通过 选航择班航查班舱询位 是否违背标准 否 填写乘机人 接收订单信息 订单通知 提交订单 是否违背标准 否 接收出票信息 出票信息通知 出票 END  验证失败 跳转失败 END 是 填写RC 是 送审 领导审批 2、组织架构及员工信息同步方案 组织架构和员工信息需要维护到 TMC系统中。可以按以下方案进行实施： 2.1 系统初始化时 word 版本 . . 可以将组织架构 和员工信息 整理成标准的 excel 文档格式，在 TMC 系统中执行导入 2.2 上线运行过程中 员工信息可以随时发生变动， 需要通过员工信息修改接口来实现员工信息的同步（ 需对接） 3、出差标准方案 行政需要确定公司的出差标准，一般公司都有出差管理制度，服务商需要根据公司的差旅制度提炼出 适用于机票和酒店的出差标准，然后维护到系统中。 这里面涉及到两部分信息的提炼和维护，一是员工的职级，二是每一个职级对应的出差标准。 如果对出差标准提炼之后， 发现所有员工走的都是同一标准，那么就可以不用区分员工职级，直接走公司统一标准。 还可能碰到的问题是， 各分子公司差旅标准不统一， 有可能总部的三级员工与子公司的三级员工的出差标准不一致， 这种情况在系统中维护的时候， 总部的三级与子公司的三级，就需要分别建立两个职级。 4、审批流程的确定及建立 先要确定哪些环节需要走审批， 如果在 OA系统已经做过审批， 在预订环节是否还需要走审批，需要与客户确认。建议的流程是，如果违背了差旅标准，需要走审批，如果未违背，不需要走审批。 行政人员必须事先确定各部门人员的审批关系，然后提前在 TMC系统中做设置。目前系统中支持以下两种审批方式： 邮件回复审批 给领导（审批人）邮箱发送一封员工预订待审的邮件，例：（截图） word 版本 . . 短信回复审批 给领导的手机上发送一条 员工预订待审 的短信，可以直接回复短